Fahrzeugüberführung digital steuern

Die Realität in 2026: Autohäuser verlieren Geld an chaotischer Überführungs-Koordination

Wir haben in den ersten Monaten 2026 mit über 30 Autohäusern gesprochen, von der Einzelfiliale bis zur Konzerngruppe mit 40+ Standorten. Das Bild ist erstaunlich einheitlich: Überführungen werden als operatives Beiwerk behandelt, nicht als systemrelevanter Prozess. Das Resultat:

• Verspätete Auslieferungen, weil die Überführung nicht rechtzeitig disponiert wurde, Folge: schlechte Kundenbewertungen und sinkende Weiterempfehlungen
• Doppelfahrten, weil die linke Filiale nicht weiß, dass die rechte ein Fahrzeug morgen sowieso bewegt
• Verlorene Übergabeprotokolle, was bei Schadensfällen direkt ins Geld geht
• Unsichtbare Fremddienstleister-Kosten, oft 30 % über Marktpreis, weil keine Vergleichbarkeit und keine zentrale Erfassung
• Werkstatt-Auslastung leidet, weil Holfahrten ungeplant kommen und Termine nicht eingehalten werden

Unsere Hochrechnung mit den Daten der ersten Pilotkunden: Ein Autohaus mit 4 Filialen und durchschnittlich 80 Überführungen pro Monat verbrennt pro Jahr zwischen 18.000 € und 32.000 € an vermeidbaren Kosten, hauptsächlich durch Doppelfahrten, überteuerte Fremddienstleister und Personalzeit für Telefon-Koordination.

Typische Anwendungsfälle im Autohaus

1. Neuwagen-Auslieferung

Vom Werk oder Logistikzentrum zum Autohaus, vom Autohaus zum Endkunden. Beide Etappen lassen sich in TransferFleet als verknüpfte Aufträge anlegen. Die Endkunden-Auslieferung wird mit Übergabeprotokoll, Foto-Doku und Unterschrift dokumentiert, das ist im Gewährleistungsfall die einzig belastbare Beweiskette.

2. Werkstattfahrzeuge

Hol- und Bringservice für Service-Termine, oft als kostenfreier Komfort-Service angeboten. Die Disposition läuft über die Werkstatt-Annahme, der Auftrag wird automatisch mit dem Service-Termin im DMS verknüpft. Der Kunde bekommt automatisch eine Termin-Bestätigung mit Live-Tracking-Link.

3. Filialtransfer

Verschiebung von Fahrzeugen zwischen Standorten zur Bestandsoptimierung oder weil ein Kunde in Filiale B den Wagen aus Filiale A kaufen möchte. Filialen sind als Standorte hinterlegt, der Transfer wird als interner Auftrag mit eigener Kostenstelle gebucht.

4. Probefahrzeug-Logistik

Probefahrzeug zum Kunden hin, später wieder zurück. TransferFleet legt einen verbundenen Auftrag mit zwei Übergabeprotokollen an. Der Fahrer in der App weiß: erster Termin Hinfahrt, zweiter Termin Rückholung. Beide werden lückenlos dokumentiert, was bei Schäden während der Probefahrt entscheidend ist.

5. Inzahlungnahmen

Beim Kunden zuhause das alte Fahrzeug abholen, fotografieren, bewerten, ins Autohaus überführen. Der Bewertungs-Workflow ist als Sondermodul im Auftrag aktivierbar, der Fahrer dokumentiert mit 360°-Fotos und Standardpunkten (Lack, Felgen, Innenraum, Motorraum, Reifen). Das spart dem Verkäufer den separaten Termin und beschleunigt den Verkaufsabschluss.

Was TransferFleet für Autohäuser leistet

Die folgenden Funktionen sind Teil der Standard-Lizenz, also nicht aufpreispflichtig:

• Digitale Auftragsanlage in unter 60 Sekunden, per VIN-Scan oder DMS-Übernahme
• Live-Übersicht aller laufenden Überführungen, sortierbar nach Filiale, Kunde oder Status
• Fahrer-App ohne App-Store-Installation, läuft als Web-App im Browser des Smartphones
• Foto-Übergabeprotokoll mit Schadenmarkierung am Fahrzeug-Schema
• Rechnungsstellung automatisch nach Auftragsabschluss, mit Anbindung an DATEV/Lexware/sevDesk
• KI-gestützte Auftragserfassung für eingehende E-Mails, etwa von Importeuren oder Konzernzentralen
• Auswertungen pro Filiale, pro Kostenstelle, pro Fahrzeugkategorie, pro Fremddienstleister
• Mehrere Mandanten abbildbar, etwa für Autohausgruppen mit mehreren GmbHs
• Rollensystem für Geschäftsleitung, Filialleitung, Verkauf, Service, Disposition und Fahrer
• Mobile-First-Ansatz, alle Funktionen bedienbar vom Tablet oder Smartphone

Integration in den Autohaus-Alltag

Eine zentrale Designentscheidung: Die Disposition muss durch Verkaufs- oder Service-Mitarbeiter erledigbar sein, nicht ausschließlich durch IT oder eine zentrale Disponenten-Stelle. Sonst wird die Software zur Engpass-Ressource und keiner nutzt sie.

Konkret bedeutet das: Ein Verkäufer im Showroom, der einem Kunden in 5 Minuten ein Fahrzeug aus einer anderen Filiale verspricht, kann den Filialtransfer direkt am Kundengespräch im Browser oder am Tablet anlegen. Ein Service-Berater, der einem Kunden die Holdienst-Option anbietet, klickt drei Felder, der Auftrag steht.

Für die zentrale Übersicht hat die Filialleitung oder Geschäftsleitung ein Dashboard mit Auslastung, KPIs und Frühwarnindikatoren. Die operative Hoheit bleibt aber bei den Filialen, das System unterstützt, ohne zu blockieren.

Schnittstelle zu Autohaus-DMS-Systemen

Ein Autohaus, das mit Insellösungen arbeitet, schafft sich Mehrarbeit, nicht weniger. TransferFleet bietet native Schnittstellen zu den vier marktrelevanten DMS-Systemen:

Synchronisierte Felder umfassen: Fahrzeugstammdaten (VIN, Modell, Farbe, Erstzulassung), Kundenstammdaten, Service-Termine, Verkaufsaufträge mit Auslieferungsdatum, Werkstattaufträge mit Hol- und Bringbedarf. Bei Auftragsabschluss wird der Status (geliefert, dokumentiert) ins DMS zurückgemeldet, mit Zeitstempel und Mitarbeiter-Kennung.

Fall-Studie: Wie ein Autohaus mit 12 Filialen die Überführungs-Kosten um 41 % gesenkt hat

Eine Autohausgruppe mit 12 Standorten und 4 Marken im Rhein-Main-Gebiet hat TransferFleet im März 2026 eingeführt. Die Ausgangssituation: ungesteuerte Vergabe von Überführungen an drei externe Dienstleister, intern teilweise gefahren, keine zentrale Datenbasis. Geschätztes Gesamt-Volumen: 220 Überführungen pro Monat.

Die 41 % Kostensenkung ergibt sich aus drei Faktoren: Erstens die Vermeidung von Doppelfahrten durch zentrale Sichtbarkeit. Zweitens die Reduzierung externer Dienstleister-Vergaben zugunsten interner Fahrer (zwei der Filialen hatten freie Kapazitäten, die vorher nicht genutzt wurden). Drittens die Vergleichbarkeit der Fremddienstleister, die zur Neuverhandlung führte.

„Wir hatten vorher das Gefühl, alles im Griff zu haben. Erst mit den Daten in der Hand wurde sichtbar, wie viel Geld wir vergeben haben. Allein im ersten Monat mit echten Zahlen konnten wir bei einem Dienstleister 22 % Rabatt nachverhandeln, weil wir ihm die Volumina schwarz auf weiß zeigen konnten."

Pricing für Autohäuser

Die Pricing-Logik für Autohäuser ist bewusst nicht an die Auftragsmenge gekoppelt, sondern an die Filialzahl. Das macht Kosten planbar und vermeidet Fehlanreize, Aufträge wegen Software-Kosten manuell zu verbuchen.

In allen Tarifen enthalten: alle Funktionen, unbegrenzte Aufträge, unbegrenzte Nutzer, mobile Fahrer-App, Foto-Doku, Rechnungsstellung, DMS-Schnittstelle, DSGVO-konforme Speicherung in Deutschland. Die DMS-Anbindung wird einmalig eingerichtet, bei Standard-Systemen ohne Setup-Gebühr. Bei individuellen DMS-Konfigurationen entstehen ggf. Zusatzaufwand-Pauschalen, die werden vorher transparent kommuniziert.

Häufige Fragen (FAQ)

Lässt sich TransferFleet an unser Autohaus-DMS anbinden?

Ja. Native Schnittstellen bestehen für CARIS, AUTLINE, INCADEA und KSR. Daten wie Fahrzeugstammdaten, VIN, Kundenadresse und Auslieferungstermin werden bidirektional synchronisiert. Bei abgeschlossener Überführung wird der Status automatisch ins DMS zurückgespielt. Für andere DMS-Systeme steht eine offene REST-API zur Verfügung.

Können auch Verkaufsmitarbeiter ohne IT-Kenntnisse disponieren?

Ja, das ist explizit so designt. Die Auftragsanlage funktioniert über ein 4-Felder-Formular: Fahrzeug (per VIN-Scan oder Auswahl), Abhol-Adresse, Ziel-Adresse, gewünschter Termin. Den Rest übernimmt das System. Schulungsdauer: etwa 20 Minuten pro Mitarbeiter.

Wie wird der Filialtransfer zwischen Standorten abgebildet?

Filialen werden als Standorte mit eigener Adresse, Ansprechpartner und Verfügbarkeitskalender hinterlegt. Bei einem internen Filialtransfer entfällt die Kunden-Auswahl, der Transfer läuft als interner Auftrag mit eigener Kostenstellen-Buchung. Die Fahrer-App zeigt automatisch beide Filial-Ansprechpartner an.

Was passiert mit Probefahrzeugen und Inzahlungnahmen?

Beide Anwendungsfälle sind als eigene Auftragstypen abgebildet. Probefahrzeug-Logistik bedeutet Hin- und Rückfahrt zum Kunden mit zwei Übergabeprotokollen, das System verknüpft beide automatisch. Inzahlungnahmen werden mit zusätzlichem Bewertungsschritt abgebildet, der Fahrer dokumentiert den Zustand mit 360°-Foto-Workflow.

Eignet sich TransferFleet auch für kleine Autohäuser mit nur einer Filiale?

Ja. Die Lösung skaliert von 1 Filiale mit 5 monatlichen Überführungen bis zu Konzernen mit über 50 Standorten. Die Pricing-Logik ist nach Filialzahl gestaffelt, nicht nach Auftragsmenge, das macht es planbar. Kleine Autohäuser starten bei 149 € pro Monat.

Wie schnell ist die Einführung im laufenden Betrieb möglich?

Setup mit DMS-Anbindung dauert 1 bis 3 Tage, abhängig vom DMS und der Komplexität der Datenstruktur. Die Schulung der Verkaufs- und Service-Mitarbeiter passt in einen Vormittag. Realistisch ist die Einführung nach 1 bis 2 Wochen produktiv abgeschlossen.