Ab dem ersten Auftrag. Ohne Mindestmenge.

Sie wollen Ihren eigenen Überführungsdienst gründen?

Dann kennen Sie wahrscheinlich schon das Bild, das fast jeder Gründer in dieser Branche im Kopf hat: ein paar Fahrer, ein gutes Netzwerk an Autohäusern, ehrliche Arbeit, planbare Einnahmen. Was die meisten unterschätzen: Ab dem ersten echten Kunden beginnt nicht nur das Fahren, sondern auch die Verwaltung. Und genau dort scheitern viele Gründer in den ersten Monaten, nicht am Markt, sondern am eigenen Chaos.

Der typische Start sieht so aus. Der erste Kunde, oft ein Bekannter mit einem Autohaus oder eine kleine Leasinggesellschaft, schickt eine Mail mit einem Auftrag. Sie übertragen die Daten in eine Excel-Tabelle. Sie rufen einen freien Fahrer an, schicken ihm die Adresse per WhatsApp. Er fährt los, macht ein paar Fotos mit dem Handy, schickt sie Ihnen als Sammelnachricht. Am Abend tippen Sie die Daten in Word ab, schreiben eine Rechnung, schicken sie als PDF. Bis hierhin: machbar.

Schon bei drei oder vier Aufträgen pro Woche bricht das System auseinander. Sie suchen nach dem Foto vom letzten Mittwoch, finden es nicht. Sie haben vergessen, dem Fahrer zu sagen, dass der Empfänger erst ab 14 Uhr da ist. Der Kunde fragt nach dem Lieferstatus, Sie müssen erst den Fahrer anrufen, der gerade auf der Autobahn ist. Eine Rechnung enthält die falsche Adresse, weil Sie zwei Aufträge in der Excel-Zeile vermischt haben. Eine andere ist gar nicht rausgegangen, weil Sie sie schlicht vergessen haben.

Die Folge ist nicht nur verlorene Zeit, sondern verlorenes Vertrauen. Kunden in der Fahrzeugüberführung erwarten Professionalität. Wer das Bild nicht innerhalb einer Stunde liefern kann, wird nicht mehr beauftragt. Wer eine Mahnung verschickt für eine Rechnung, die nie ankam, verliert das Folgegeschäft. Das Excel-Chaos kostet am Ende mehr als jede vernünftige Software.

Warum TransferFleet für Gründer perfekt ist

Die meisten Logistik-Programme am Markt sind für Speditionen mit 30, 50 oder 200 Mitarbeitern gebaut. Lange Implementierungsphase, hohe Setup-Kosten, Vertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten. Für jemanden, der gerade erst gründet, ist das schlicht der falsche Maßstab. TransferFleet wurde bewusst anders gebaut, weil wir die Sicht des Gründers kennen.

1. Ab einem Auftrag pro Monat, keine Mindestmenge

Es gibt Software-Anbieter, die einen Mindestumsatz oder eine Mindestmenge an Aufträgen verlangen. Das bedeutet: Wer noch keine Kunden hat, kann die Software nicht nutzen. Bei TransferFleet ist das anders. Wer einen einzigen Auftrag im Monat abwickelt, nutzt das System genauso wie ein etablierter Betrieb mit 300 Aufträgen. Die Funktion ist dieselbe, nur der Tarif passt sich an.

Praktisch heißt das: Sie können sich bei uns anmelden, bevor der erste Kunde unterschrieben hat. Sie haben Ihre Disposition bereit, wenn die erste Mail eintrifft. Sie wirken vom ersten Auftrag an wie ein professioneller Anbieter, nicht wie jemand, der gerade mit Excel kämpft. Ihr erster Kunde sieht eine saubere Auftragsbestätigung, ein Foto-Protokoll mit Datum und Uhrzeit, eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben. Das prägt den Eindruck.

2. 0 € Setup, 14 Tage gratis, monatlich kündbar

Setup-Kosten gibt es bei uns nicht. Keine Einrichtungsgebühr, keine Lizenzpauschale, keine Gebühr für das Onboarding-Gespräch. Die ersten 14 Tage sind komplett kostenlos, ohne hinterlegte Kreditkarte. Wer nach den 14 Tagen weitermachen will, wählt aktiv einen Tarif. Wer nicht, lädt seine Daten als Export herunter und ist fertig.

Auch danach gibt es keine Mindestlaufzeit. Sie zahlen monatlich, kündigen monatlich. Wenn Sie merken, dass Sie für drei Wochen wegen Krankheit oder Urlaub keine Aufträge haben, pausieren wir den Account auf Wunsch. Wir wollen Kunden, die bleiben, weil sie zufrieden sind, nicht weil ein Vertrag sie zwingt.

3. 1:1 Onboarding mit echtem Team, keine anonyme Hotline

Software ist nur so gut wie der Support dahinter. Bei den meisten großen Anbietern landen Sie bei der Hotline einer externen Firma, die zwar freundlich ist, aber kein Wort über Fahrzeugüberführung weiß. Bei uns sprechen Sie mit dem Team, das die Software gebaut hat, in Düsseldorf, auf Deutsch.

Im ersten Monat bekommt jeder Gründer ein persönliches Onboarding-Gespräch von 45 Minuten per Videoschalte. Wir gehen mit Ihnen den ersten echten Auftrag durch, von der Mail-Eingangs-Einrichtung bis zur Rechnungs-PDF. Danach bleiben wir per Mail, Telefon und Chat-Widget erreichbar, in der Regel innerhalb eines Werktages. Wer eine konkrete Frage hat, bekommt eine konkrete Antwort, kein Ticketsystem mit drei Eskalationsstufen.

Ihr Weg in 30 Tagen: Roadmap für den Start

Damit Sie eine realistische Vorstellung haben, wie die ersten vier Wochen aussehen, hier eine bewährte Roadmap. Sie basiert auf den Erfahrungen unserer ersten Gründer-Kunden und ist bewusst nüchtern gehalten. Keine Wunderversprechen, sondern eine klare Reihenfolge, die funktioniert.

Tag 1: Account und Setup (etwa 60 Minuten)

Sie registrieren sich auf transferfleet.de, bestätigen die E-Mail und sind im Dashboard. In den ersten 60 Minuten richten Sie ein: Firmenname und Adresse (für die Rechnung), Steuernummer und ggf. USt-IdNr., Logo (optional, kann nachgereicht werden), Bankverbindung, Standard-Steuersatz (in der Regel 19 Prozent), Standard-Preisliste (Fixpreis je Strecke oder km-Pauschale), Zahlungsziel und Mahnstufen. Wenn Sie zwischendurch eine Frage haben, hilft das Chat-Widget rechts unten. Am Ende dieses Tages haben Sie ein vollständig einsatzbereites System.

Tag 2 bis 7: Erste Aufträge erfassen

In dieser Woche kommt es darauf an, das System einmal komplett im echten Leben zu erleben. Wenn Sie schon einen ersten Kunden haben, ist das ideal. Falls nicht, legen Sie zwei oder drei Test-Aufträge an, weisen sie sich selbst als Fahrer zu und gehen den Workflow vom Foto-Protokoll bis zur Rechnung durch. Ziel: Sie kennen jeden Bildschirm, wissen wo welche Funktion liegt, haben die Fahrer-App auf dem Smartphone installiert und einmal benutzt. Das ist die Grundlage, auf der alles Weitere aufbaut.

Tag 8 bis 14: Akquise und erste Kunden gewinnen

Jetzt geht es nach draußen. Schreiben Sie eine kurze Liste mit zehn potenziellen Kunden in Ihrer Region: Autohäuser (vor allem freie Händler ohne eigenen Fahrer), Kleinleasing-Gesellschaften, Werkstätten mit Hol- und Bringservice, lokale Aufbereitungsbetriebe. Zwei Wege funktionieren in dieser Phase besonders gut: persönlicher Besuch (vier bis sechs pro Tag, nicht mehr) und ein gut geschriebenes Anschreiben per Mail mit Folge-Anruf nach drei Tagen. Eine Webseite hilft, ist aber kein Muss. Wichtig ist, dass Sie professionell wirken. Eine .de-Domain, eine Geschäftsmail (nicht die @gmail), eine kurze Visitenkarte. Mehr nicht. Tipps zur Akquise haben wir im Artikel Überführungsdienst gründen 2026 ausführlich beschrieben.

Tag 15 bis 21: Routine entwickeln, Kennzahlen verstehen

In der dritten Woche fließen die ersten echten Aufträge. Jetzt geht es darum, eine Routine zu entwickeln und nicht mehr über jeden Klick nachzudenken. Drei Kennzahlen sollten Sie täglich im Blick haben: Anzahl offener Aufträge, durchschnittlicher Preis pro Auftrag, Tage bis Zahlungseingang. TransferFleet zeigt diese Werte direkt im Dashboard an. Wer hier sauber arbeitet, weiß am Ende des Monats nicht nur den Umsatz, sondern auch, welche Kunden zahlungsstark sind und welche nicht.

Tag 22 bis 30: Skalieren, Subunternehmer oder Mitarbeiter dazu

Wenn die ersten drei Wochen funktioniert haben und mehr Aufträge eingehen, als Sie alleine bewältigen können, wird es Zeit für Verstärkung. Zwei Wege sind üblich. Erstens: Subunternehmer (ein anderer selbstständiger Überführungsfahrer, den Sie bei Bedarf einsetzen). Zweitens: Festanstellung auf Minijob- oder Teilzeit-Basis. Beide Wege lassen sich in TransferFleet abbilden. Sie legen den Fahrer mit Mailadresse und Smartphone-Nummer an, er bekommt einen Login zur Fahrer-App, sieht nur seine eigenen Touren. Mehr zur Selbstständigkeit als Überführungsfahrer haben wir im Artikel Selbstständig als Überführungsfahrer beschrieben.

Was Sie für die Gründung wirklich brauchen

Im Internet kursieren wilde Listen mit angeblich notwendigen Investitionen für die Gründung. Spedition-Lizenz, eigener Anhänger, Lagerhalle, Logo-Designer, Webseiten-Agentur. Vieles davon ist Unsinn, vor allem in den ersten Monaten. Hier eine ehrliche Liste dessen, was Sie wirklich brauchen.

• Gewerbeanmeldung: 20 bis 60 € einmalig, dauert 15 Minuten beim Gewerbeamt oder online über das Portal Ihrer Stadt. Tätigkeitsbeschreibung: „Fahrzeugüberführung im Auftrag Dritter". Eine Güterkraftverkehrs-Erlaubnis brauchen Sie nicht, solange Sie das Fahrzeug selbst überführen und nicht auf einem Anhänger transportieren.
• Steuerliche Erfassung beim Finanzamt: kostenlos, dauert online (Elster) etwa 30 Minuten. Sie bekommen Ihre Steuernummer per Post, in der Regel innerhalb von zwei Wochen.
• Berufshaftpflicht-Versicherung: 30 bis 60 € pro Monat, deckt Schäden am überführten Fahrzeug. Pflicht, sobald Sie für einen Kunden fahren. Wir empfehlen einen Spezial-Tarif für Überführungsdienste, nicht die normale Auto-Haftpflicht.
• Smartphone mit aktuellem Betriebssystem: Was Sie sowieso schon haben. Die Fahrer-App läuft ab iOS 14 und Android 9. Internet-Tarif mit mindestens 5 GB Datenvolumen ist sinnvoll.
• Software für Disposition und Rechnung: TransferFleet ab 49 € pro Monat. Ersetzt Excel, WhatsApp und Word in einem Schritt. Die ersten 14 Tage gratis, ohne Vertrag.
• Geschäftskonto: Kostenlose Optionen wie Kontist, Holvi oder Qonto reichen für den Start völlig. Trennen Sie privat und geschäftlich von Anfang an, das spart später Stress mit dem Steuerberater.
• Visitenkarten und kurze Webseite: 50 € einmalig (Visitenkarten) plus 10 € pro Monat (Domain plus einfacher Hosting-Tarif). Eine One-Pager-Webseite reicht für den Anfang. Wer keine Zeit hat, nutzt eine kostenlose Lösung wie Carrd oder Google Sites.
• Was Sie NICHT brauchen: Lagerhalle, Anhänger, Firmenwagen, Mitarbeiter, ERP-System, eigenes Büro, Marketing-Agentur. Nichts davon ist im ersten halben Jahr nötig. Sparen Sie das Geld für später, wenn der Cashflow es trägt.

Von 0 auf 50 Aufträge in 6 Monaten: ein realistischer Fall

Damit die Roadmap konkreter wird, hier ein realistisches Beispiel eines fiktiven Gründers, das aber stark an echten Verläufen aus unserem Kundenkreis orientiert ist. Nennen wir ihn Tobias, 34 Jahre, vorher angestellt als Disponent bei einer mittelständischen Spedition, mit zwei Jahren Erfahrung als Wochenend-Überführungsfahrer im Nebenjob.

Monat 1: Tobias meldet sein Gewerbe an, schließt die Berufshaftpflicht ab, registriert sich bei TransferFleet. Setup an einem Samstagvormittag. Er hat schon vor der Gründung mit zwei Autohäusern gesprochen, die ihm grundsätzlich Aufträge zusagen. In der ersten Woche kommt der erste echte Auftrag (BMW von Düsseldorf nach Hannover, 240 € netto). Im Monat 1 wickelt er 7 Aufträge ab, Umsatz 1.640 € netto. Akquise: persönlicher Besuch bei vier weiteren Autohäusern in Düsseldorf und Umgebung.

Monat 2: Zwei der besuchten Autohäuser werden zu Stammkunden. Tobias bekommt im Schnitt 4 Aufträge pro Woche, also 16 im Monat. Umsatz 3.800 € netto. Er fährt alle Aufträge selbst, was an manchen Tagen lange Tage bedeutet, aber den Cashflow stabil hält. Investition in einen besseren Smartphone-Halter fürs Auto und in eine Powerbank.

Monat 3: Erstes Skalierungs-Limit. 22 Aufträge im Monat, Umsatz 5.300 € netto, aber kaum Wochenenden frei. Tobias spricht einen ehemaligen Kollegen an, der als Subunternehmer gelegentlich Touren übernimmt. Das funktioniert: Tobias übernimmt die Disposition, der Kollege bekommt 65 Prozent des Auftragspreises, der Rest bleibt bei Tobias als Akquise- und Verwaltungs-Marge.

Monat 4 und 5: 30 bis 38 Aufträge pro Monat, davon etwa ein Drittel an den Subunternehmer abgegeben. Umsatz schwankt zwischen 7.000 und 8.500 € netto. Tobias gewinnt einen kleinen Leasing-Anbieter als dritten Stammkunden, der konstant 8 bis 12 Aufträge pro Monat liefert. Erste Rückmeldung vom Steuerberater, dass die Buchhaltung dank TransferFleet-Export sauber läuft.

Monat 6: 51 Aufträge im Monat, Umsatz 11.200 € netto. Drei Stammkunden, dazu wechselnde Einzelkunden. Tobias holt einen zweiten Subunternehmer ins Team und überlegt ernsthaft, einen festen Mitarbeiter auf 538-€-Basis einzustellen. Er beginnt parallel, eine kleine Webseite professionell zu gestalten und macht erste Versuche mit Google Ads in seiner Region.

Häufige Anfänger-Fehler vermeiden

Wir haben in den ersten Monaten von TransferFleet mit vielen Gründern gesprochen. Fünf Fehler tauchen so regelmäßig auf, dass sie eine eigene Erwähnung verdienen. Wer sie kennt, vermeidet sie.

Fehler 1: Zu niedrige Preise, um „erstmal Kunden zu gewinnen"

Viele Gründer meinen, sie müssten am Anfang besonders billig sein, um in den Markt zu kommen. Das funktioniert in dieser Branche nicht. Autohäuser und Leasing-Gesellschaften wollen Zuverlässigkeit, nicht den günstigsten Preis. Wer 30 Prozent unter Marktniveau anbietet, wird als unprofessionell wahrgenommen und gewinnt selten Stammkunden. Besser: marktüblicher Preis (ab 0,55 € pro Kilometer für kürzere Strecken, ab 0,40 € für lange) und Qualität liefern.

Fehler 2: Bargeld statt Rechnung

Manche Gründer in den ersten Wochen nehmen Bargeld vom Empfänger entgegen, um den „Cashflow zu beschleunigen". Das ist steuerlich problematisch (Belegpflicht), unprofessionell (Geschäftskunden zahlen nie bar) und macht eine saubere Buchhaltung unmöglich. Immer per Rechnung, immer mit Zahlungsziel, immer auf das Geschäftskonto.

Fehler 3: Foto-Protokoll vergessen oder unvollständig

Bei Übernahme und Übergabe muss jedes Fahrzeug von vier Seiten fotografiert werden, plus Detail-Fotos von vorhandenen Schäden. Wer das einmal vergisst und der Kunde reklamiert einen Kratzer, hat ein Problem. Die TransferFleet-Fahrer-App erzwingt die Foto-Aufnahme als Pflichtfeld, genau aus diesem Grund.

Fehler 4: Keine klare Absprache mit Subunternehmern

Wer Subunternehmer einsetzt, braucht von Anfang an eine schriftliche Vereinbarung. Wer haftet bei Schäden? Wer trägt die Spritkosten? Wann wird gezahlt? Wer regelt die Versicherung? Ohne klare Absprache gibt es spätestens beim ersten Schadensfall Streit. Ein einfaches PDF mit fünf Punkten reicht für den Anfang.

Fehler 5: Belege nicht zeitnah dokumentieren

Tankquittungen, Bahntickets, Hotel-Rechnungen, Werkzeug, Smartphone-Tarif. Vieles davon ist als Betriebsausgabe absetzbar, aber nur wenn der Beleg vorhanden ist. Wer Belege wochenlang im Auto liegen lässt, verliert sie. Tipp: jede Quittung sofort mit dem Smartphone fotografieren, in einem definierten Ordner ablegen oder direkt in das Buchhaltungs-Tool des Steuerberaters hochladen.

Kostenkalkulation für Gründer

Damit Sie planen können, welche Fixkosten Sie monatlich tragen müssen, hier eine ehrliche Übersicht der typischen Posten in den ersten sechs Monaten. Die Werte sind realistische Mittelwerte, nicht die niedrigsten oder höchsten Angebote am Markt.

Mit anderen Worten: Wer mit 1.000 € Startkapital beginnt, hat im ersten Monat noch Reserve und kann den ersten echten Auftrag in Ruhe abwickeln. Ab dem fünften Auftrag ist die Software bereits verdient. Ab Monat 2 oder 3 sollten die Einnahmen die Fixkosten klar übersteigen.

Häufige Fragen von Gründern

Lohnt sich TransferFleet schon ab dem ersten Auftrag?

Ja. Es gibt keine Mindestmenge und keine Mindestlaufzeit. Wer mit zwei Aufträgen pro Woche startet, nutzt die Software genauso wie ein Betrieb mit 200 Aufträgen pro Monat. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, danach beginnt die kleinste Stufe bei 49 € im Monat, jederzeit kündbar.

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Nein. Wer sein Smartphone bedient, kommt mit der Fahrer-App in zehn Minuten klar. Die Disposition im Browser ist nach 30 bis 60 Minuten verständlich. Im Onboarding-Gespräch gehen wir mit jedem Gründer den ersten echten Auftrag gemeinsam durch, von der Eingabe bis zur Rechnung.

Wie schnell kann ich nach Anmeldung den ersten Auftrag abwickeln?

Realistisch am gleichen Tag. Nach der Account-Erstellung dauert das Setup (Firmendaten, Steuersatz, Logo, erstes Fahrzeug) etwa 60 Minuten. Danach lässt sich der erste Auftrag direkt anlegen, dem Fahrer zuweisen und mit Foto-Protokoll abschließen.

Brauche ich eine Gewerbeanmeldung, bevor ich starte?

Ja. Die Gewerbeanmeldung kostet je nach Stadt 20 bis 60 € und dauert 15 Minuten beim Gewerbeamt oder online. Für reine Fahrzeugüberführung im Auftrag eines Halters reicht meistens das normale Kleingewerbe. Eine Güterkraftverkehr-Erlaubnis brauchen Sie erst, wenn Sie Fahrzeuge mit eigenem Anhänger transportieren.

Was passiert nach den 14 Tagen Testphase?

Nichts automatisch. Es gibt keine hinterlegte Kreditkarte, keine automatische Verlängerung und keine versteckten Kosten. Wer weitermachen will, wählt einen passenden Tarif (ab 49 € pro Monat) und bezahlt per Rechnung oder SEPA. Wer nicht weitermacht, kann den Account inklusive aller Daten als ZIP exportieren.

Wer hilft mir, wenn ich am Anfang nicht weiterkomme?

Unser Team in Düsseldorf, nicht eine externe Hotline. Erreichbar per Mail (innerhalb eines Werktages), Telefon und einem Chat-Widget direkt in der Software. Im ersten Monat bekommt jeder Gründer ein 1:1 Onboarding-Gespräch von 45 Minuten, in dem wir gemeinsam den ersten echten Auftrag durchspielen.