Vom Mail-Eingang zur bezahlten Rechnung.

Der komplette Workflow im Überblick

Bevor wir in die Details gehen, lohnt sich der Blick aus zehntausend Metern Höhe. Jeder Auftrag in TransferFleet durchläuft drei große Phasen, die wir intern als Eingang, Durchführung und Abschluss bezeichnen. Die sieben Schritte verteilen sich darauf wie folgt.

Phase 1: Eingang (Schritt 1 und 2)

Hier wird aus einer formlosen Mail ein strukturierter Auftrag. Die KI macht die Tipparbeit, der Disponent prüft und gibt frei. Diese Phase dauert weniger als zwei Minuten pro Auftrag, im Vergleich zu sechs bis zwölf Minuten reiner Tipparbeit beim klassischen Excel-Setup.

Phase 2: Durchführung (Schritt 3 bis 6)

Hier passiert die eigentliche Logistik. Der Auftrag wird einem Fahrer zugewiesen, der Fahrer übernimmt das Fahrzeug mit Foto-Protokoll, das System trackt die Tour live, am Zielort unterschreibt der Empfänger. Diese Phase ist der Kern der Wertschöpfung, alles davor und danach ist Verwaltung.

Phase 3: Abschluss (Schritt 7)

Sobald die Übergabe abgeschlossen ist, erzeugt das System die Rechnung. Pflichtangaben, optionale ZUGFeRD-XML, Versand per Mail, Übergabe an die Buchhaltungs-Software. Was früher der Monatsendmarathon war, ist jetzt ein Knopfdruck am Tag der Lieferung.

Workflow im Detail: 7 Schritte vom Auftrag zur Rechnung

Jetzt im Detail. Jeder der folgenden sieben Schritte beschreibt, was im System passiert, was der Mensch tut und wie viel Zeit der Schritt typisch braucht. Die Reihenfolge ist verbindlich, weil jeder Schritt auf den Daten des vorherigen aufbaut.

Schritt 1: E-Mail-Eingang mit KI-Erkennung

Jeder TransferFleet-Account hat eine eigene Eingangs-Mailadresse, zum Beispiel auftraege@deinefirma.transferfleet.de. Sobald eine Auftrags-Mail dort ankommt, geht die KI ans Werk. Sie liest den Mail-Text plus Anhänge, erkennt das Kennzeichen, die Abhol- und Zieladresse, den Wunschtermin, den Fahrzeugtyp, Sonderwünsche wie „nur Foto-Protokoll" oder „bitte Schlüssel im Briefkasten" und Preisangaben, falls der Kunde sie nennt.

Aus einer 200-Wort-Mail wird in unter 30 Sekunden ein Auftrags-Entwurf mit ausgefüllten Pflichtfeldern. Wer schon mal versucht hat, ein neuronales Netz auf deutsche Logistik-Mails zu trainieren, weiß: das ist Ingenieursarbeit, kein Zufall. Wir nutzen GPT-4o als Sprachmodell und kombinieren es mit einer eigenen Schicht für die Adress-Validierung über Geocoding-APIs.

Mehr zur Technik dahinter im Detail-Artikel zur KI-Auftragserfassung, inklusive Beispiel-Mails, Erkennungsraten und Korrektur-Workflow.

Zeitaufwand: 0 Sekunden für den Menschen, etwa 18 Sekunden für die KI.

Schritt 2: Auftrags-Prüfung in 30 Sekunden

Der Disponent bekommt eine Push-Benachrichtigung im Dashboard, sobald ein neuer Entwurf bereitliegt. Per Klick öffnet sich die Prüf-Ansicht: links die Original-Mail, rechts der ausgefüllte Auftrag. Jedes Feld ist editierbar, die KI markiert mit einem kleinen Symbol, wo sie sich besonders sicher ist und wo sie ein zweites Augenpaar empfiehlt (zum Beispiel bei mehrdeutigen Adressen).

Was der Disponent typischerweise tut: Adressen kurz scannen, Termin gegen den eigenen Kalender prüfen, Preis aus dem Rahmenvertrag eintragen (falls die KI ihn nicht im Mail-Text gefunden hat), eventuelle Notizen ergänzen. Dann „Auftrag freigeben". Der Auftrag landet als unzugewiesene Karte im Tour-Board.

Wichtig: Die KI ersetzt den Menschen nicht. Sie ersetzt seine Tipparbeit. Die Verantwortung für die Auftragsannahme liegt beim Disponenten, immer. Genau deshalb arbeiten Disponenten gern mit dem System: sie behalten die Kontrolle, verlieren aber den langweiligsten Teil ihrer Arbeit.

Zeitaufwand: 30 bis 60 Sekunden pro Auftrag.

Schritt 3: Fahrer-Zuweisung per Drag-and-Drop

Im Tour-Board sieht der Disponent alle Aufträge der nächsten sieben Tage als Karten. Links die Spalte „unzugewiesen", rechts pro Fahrer eine eigene Spalte mit den geplanten Touren. Jede Karte zeigt Kennzeichen, Strecke (zum Beispiel „Köln → Hamburg"), Wunschtermin und Auftragswert.

Per Drag-and-Drop wird der Auftrag auf einen Fahrer-Slot gezogen. Das System zeigt dabei live: Auslastung dieses Fahrers an dem Tag, geplante Kilometer, mögliche Konflikte (zwei Aufträge zur gleichen Uhrzeit), und auf Wunsch auch die durchschnittliche Bewertung des Fahrers durch frühere Kunden. Wer Fahrer mit Fokus auf bestimmte Regionen oder Fahrzeugklassen einsetzt, kann das in der Konfiguration hinterlegen, dann schlägt das System passende Kandidaten vor.

Sobald die Zuweisung steht, bekommt der Fahrer eine Push-Benachrichtigung auf sein Smartphone und sieht den Auftrag in seiner App. Mehr zur Logik der Tour-Planung im Detail-Artikel zur Disposition Software.

Zeitaufwand: wenige Sekunden pro Auftrag, im Schnitt fünf bis zehn Sekunden.

Schritt 4: Mobile Übernahme mit Foto-Protokoll

Am Tag der Tour öffnet der Fahrer die TransferFleet-App auf seinem Smartphone. Er sieht die Reihenfolge der Aufträge, kann jede Adresse direkt in Google Maps oder Apple Maps öffnen und startet die Tour. Beim Eintreffen am Abholort führt die App den Fahrer durch ein klares Übernahme-Protokoll.

Das Protokoll umfasst: Foto vom Fahrzeug von vier Seiten (vorne, hinten, beide Seiten), Foto von eventuellen Schäden mit Markierung im Bild, Kilometerstand, Tankstand, Übernahme-Unterschrift des Übergebers auf dem Touchscreen. Die App führt Schritt für Schritt, der Fahrer kann nichts vergessen, weil er nur weiterkommt, wenn die Pflichtfotos da sind.

Sobald die Übernahme abgeschlossen ist, springt der Status auf „in Transit". Wenn der Fahrer in einem Funkloch ist, wird alles lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert sich automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Mehr zu den Funktionen der Fahrer-App im Detail-Artikel.

Zeitaufwand: drei bis vier Minuten pro Übernahme, je nach Anzahl der Schäden.

Schritt 5: Live-Tracking für Disposition und Kunde

Während der Fahrer auf der Strecke ist, sieht der Disponent im Dashboard die aktuelle Position auf einer Karte (sofern der Fahrer das Standort-Tracking aktiviert hat, was DSGVO-konform optional ist). Status, voraussichtliche Ankunftszeit und etwaige Verzögerungen sind live sichtbar. Was früher fünf Anrufe pro Tour bedeutete, ist jetzt ein Blick auf den Bildschirm.

Der Kunde, also das Autohaus oder die Leasinggesellschaft, bekommt optional einen Tracking-Link per Mail. Über diesen Link sieht er den aktuellen Status seiner Überführung, ohne sich einloggen zu müssen, ohne Account, ohne App. Das reduziert die telefonischen Statusabfragen um 70 bis 90 Prozent.

Wer tiefer in die Mechanik des Trackings einsteigen will, findet im Detail-Artikel zum Live-Tracking Erläuterungen zu Standort-Genauigkeit, Datenschutz, Tracking-Link-Sicherheit und Konfiguration.

Zeitaufwand: 0 Sekunden zusätzlich, läuft parallel zur Fahrt.

Schritt 6: Übergabe am Zielort

Am Zielort wiederholt sich das Übernahme-Protokoll, jetzt aus Übergabe-Perspektive. Der Fahrer fotografiert das Fahrzeug erneut von vier Seiten (so kann später nachgewiesen werden, dass keine zusätzlichen Schäden auf dem Transport entstanden sind), dokumentiert den finalen Kilometerstand und Tankstand, und lässt den Empfänger auf dem Touchscreen unterschreiben.

Der Empfänger bekommt auf Wunsch direkt eine Bestätigungs-Mail mit allen Übergabe-Daten und einem PDF-Protokoll. Status springt auf „abgeliefert", die Tour ist für den Fahrer abgeschlossen, er kann sofort die nächste starten.

Wenn etwas nicht stimmt, also der Empfänger nicht da ist, das Fahrzeug verschlossen abgestellt werden muss oder ein neuer Schaden festgestellt wird, dokumentiert die App das mit Foto und Notiz. Das Dashboard alarmiert den Disponenten sofort, damit er reagieren kann.

Zeitaufwand: drei bis fünf Minuten pro Übergabe.

Schritt 7: Automatische Rechnung

Sobald ein Auftrag den Status „abgeliefert" hat, ist er rechnungsreif. Im Bereich „Rechnungen" sieht die Buchhaltung alle abgeschlossenen Aufträge des Tages oder Monats, kann sie einzeln oder in Sammelläufen abrechnen. Die Rechnung wird als PDF erzeugt mit allen Pflichtangaben nach Paragraph 14 UStG, optional zusätzlich als ZUGFeRD-XML für die Buchhaltungs-Software des Kunden.

Versand per Mail mit einem Klick, Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen pro Kunde konfigurierbar, automatischer Mahn-Workflow nach 14 und 28 Tagen optional aktivierbar. Wer Lexoffice, sevDesk oder DATEV nutzt, kann die Rechnungs-Daten direkt übergeben, ohne Excel-Export und Re-Import. Mehr im Detail-Artikel zur Rechnungsstellung.

Zeitaufwand: 30 Sekunden für die Freigabe, 0 Sekunden für die eigentliche Erzeugung.

Praxis-Beispiel: Ein typischer Tag im Überführungsdienst

Damit die sieben Schritte nicht abstrakt bleiben, hier ein erfundenes, aber realistisches Beispiel. Drei Personen, ein Tag, sechs Aufträge.

07:30 Uhr: Anna öffnet das Dashboard

Anna ist Disponentin bei einem Überführungsdienst in Düsseldorf, vier Fahrer, etwa 90 Aufträge im Monat. Sie öffnet morgens als erstes das TransferFleet-Dashboard. Über Nacht sind drei neue Auftrags-Mails gekommen, die KI hat alle drei in Entwürfe verwandelt. Anna prüft den ersten Entwurf, sieht dass die Abholadresse korrekt ist, der Termin passt, der Preis aus dem Rahmenvertrag mit dem Autohaus Müller stimmt. Freigabe.

Der zweite Entwurf hat eine kleine Unschärfe: die KI hat „Hauptstraße 14" erkannt, in der Mail stand „Hauptstr. 14a". Anna ergänzt das „a", gibt frei. Der dritte Entwurf passt perfekt, freigegeben. Drei Aufträge bearbeitet, etwa zwei Minuten Aufwand.

07:45 Uhr: Touren werden geplant

Im Tour-Board hat Anna jetzt insgesamt sechs offene Aufträge: drei aus der Nacht, drei aus der Vorwoche, die für heute geplant waren. Zwei Aufträge gehen Richtung Hamburg, drei Richtung München, einer nach Berlin. Sie weist Markus die Hamburg-Touren zu (er wohnt nördlich, ist effizient auf der Strecke), Sven bekommt München (er hat heute frei für Süddeutschland), Berlin geht an Daniel.

Per Drag-and-Drop ist alles in zwei Minuten verteilt. Alle drei Fahrer bekommen Push-Benachrichtigungen, öffnen ihre Apps, sehen die Tour, planen die Reihenfolge.

08:30 Uhr: Markus startet die Tour

Markus ist beim ersten Kunden in Köln, BMW 3er für Autohaus Müller. Er öffnet die App, fotografiert das Auto von vier Seiten, dokumentiert einen kleinen Steinschlag in der Frontscheibe (mit Foto und Notiz), Kilometerstand 23.487, Tankstand drei Viertel. Übergeber unterschreibt, Status springt auf „in Transit".

Anna sieht im Dashboard, dass die Tour läuft. Das Autohaus Müller hat einen Tracking-Link bekommen und schaut zwei Mal im Lauf des Tages rein. Kein Anruf, keine Statusabfrage.

13:15 Uhr: Übergabe in Hamburg

Markus ist beim Empfänger in Hamburg, einem Privatkunden. Vier Übergabe-Fotos, finaler Kilometerstand 23.892 (also 405 km gefahren, passt zur Strecke), Empfänger unterschreibt, Status „abgeliefert". Der Privatkunde bekommt automatisch eine Mail mit dem Übergabe-PDF, Anna sieht den Abschluss live im Dashboard.

17:30 Uhr: Anna macht den Tagesabschluss

Am Abend sind alle sechs Aufträge des Tages „abgeliefert". Anna öffnet den Bereich „Rechnungen", wählt alle abgeschlossenen Aufträge aus, klickt „Sammelrechnung erzeugen". Sechs PDFs in 18 Sekunden, sechs Mail-Versendungen mit einem Klick. Der Tag ist abgeschlossen, bevor sie nach Hause geht.

Vor TransferFleet hätte Anna für die gleiche Anzahl Aufträge etwa zwei Stunden für Mail-Erfassung gebraucht, eine halbe Stunde für Touren-Planung am Whiteboard, eine Stunde Telefonate mit den Fahrern für Status-Updates und am Monatsende zwei volle Tage für die Rechnungen. Jetzt sind es zusammen weniger als eineinhalb Stunden für den ganzen Tag, plus 30 Minuten am Monatsende für die Sammel-Auswertung.

Vorher-Nachher-Vergleich: Zeitersparnis pro Schritt

Wir haben die Zeitaufwände aus den ersten 25 Onboardings systematisch erfasst. Die Zahlen schwanken pro Kunde, aber die Größenordnungen sind stabil.

Bei 80 Aufträgen pro Monat sind das zwischen 24 und 39 Stunden, die das Team zurückbekommt. Bei einem internen Stundensatz von 35 € reden wir über 840 € bis 1.365 € reine Lohnkosten-Ersparnis pro Monat. TransferFleet startet bei 49 € im Monat.

Setup in 4 Wochen: Wie der Übergang läuft

Die häufigste Sorge bei einer neuen Software: „Wir haben keine Zeit für ein langes Onboarding." Verständlich. Deshalb haben wir den Einstieg in vier Wochen aufgeteilt, mit klaren Meilensteinen pro Woche.

Woche 1: Account, Stammdaten, Fahrer

Wir richten in einem 60-Minuten-Termin den Account ein, übernehmen Firmendaten, Steuersätze, Standard-Rechnungs-Layout. Du legst deine Fahrer mit Mail und Telefon an, wir verschicken die App-Einladungen. Die ersten Fahrer können sich am gleichen Tag einloggen und durch das Tutorial klicken.

Woche 2: KI-Eingang konfigurieren, erste Test-Aufträge

Wir richten die Eingangs-Mailadresse ein und konfigurieren die KI auf dein Mail-Format. Du leitest die ersten echten Auftrags-Mails an die TransferFleet-Adresse weiter (parallel zu deinem alten Workflow), siehst wie die KI sie erfasst, gibst Feedback. Nach drei bis fünf Aufträgen ist die Erkennung kalibriert.

Woche 3: Echtbetrieb mit Schatten-Workflow

Du arbeitest eine Woche lang parallel: alte Methode plus TransferFleet. So baust du Vertrauen auf, ohne Risiko. Die Fahrer nutzen die App schon vollständig, die Disposition läuft im neuen System, die Rechnungen erstellst du noch im alten Tool zur Sicherheit.

Woche 4: Vollständiger Umstieg

Du schaltest die alte Methode ab. Die ersten Sammelrechnungen laufen über TransferFleet, die Buchhaltungs-Schnittstelle ist eingerichtet. Wir sind in der Woche täglich erreichbar, falls etwas hakt. Ab Tag 30 läuft alles im neuen System.

Nach den vier Wochen ist das Onboarding nicht zu Ende. Unser Support antwortet in Werktagen innerhalb von vier Stunden, oft schneller. Mehr zur Einführung im Praxis-Leitfaden zur Disposition Digitalisierung.

Häufige Fragen zum Workflow

Wie funktioniert Software für Fahrzeugüberführung im Tagesgeschäft?

Die Software bündelt vier Rollen in einem System: Kunde schickt eine Mail, KI legt den Auftrag an, Disponent gibt frei und plant den Fahrer ein, Fahrer dokumentiert Übernahme und Übergabe in der App, das System erzeugt die Rechnung automatisch. Aus 25 bis 35 Minuten Verwaltungsaufwand pro Auftrag werden vier bis sechs Minuten.

Wie lange dauert ein vollständiger Auftrag in TransferFleet vom Eingang bis zur Rechnung?

Reine Bearbeitungszeit ohne die eigentliche Fahrt: rund vier Minuten. Die KI-Erfassung dauert etwa 18 Sekunden, die Prüfung durch den Disponenten 30 bis 60 Sekunden, die Fahrer-Zuweisung wenige Klicks, die Foto-Dokumentation läuft automatisch über die App, die Rechnungserzeugung ist ein Knopfdruck.

Was passiert, wenn die KI eine Mail falsch interpretiert?

Jeder KI-Auftrag ist ein Entwurf, kein freigegebener Auftrag. Der Disponent sieht die Original-Mail neben dem Entwurf, kann jedes Feld korrigieren und gibt erst dann frei. Die KI lernt aus Korrekturen, die Trefferquote steigt mit jedem Auftrag. In der Praxis liegen wir bei deutschen Standard-Mails über 95 Prozent korrekter Felder.

Brauchen die Fahrer eine Schulung für die App?

Nein. Die App ist nach drei Touren selbsterklärend, weil sie genau dem Ablauf folgt, den jeder Fahrer schon kennt: hinfahren, fotografieren, übernehmen, fahren, abliefern, unterschreiben lassen. Wir liefern eine vierseitige Kurzanleitung als PDF mit, die meisten Fahrer brauchen sie nicht.

Funktioniert der Workflow auch ohne Internet beim Fahrer?

Ja. Die Fahrer-App ist offline-fähig. Fotos, Unterschriften und Statusmeldungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht. Auch in Tiefgaragen oder im Funkloch geht keine Information verloren.

Können wir den Workflow an unsere bestehenden Prozesse anpassen?

Die Grundstruktur (sieben Schritte) ist bewusst stabil, weil sie aus der Praxis kommt und sich bewährt hat. Innerhalb der Schritte gibt es viel Spielraum: eigene Auftragsfelder, eigene Statusstufen, eigene Mail-Templates, eigene Rechnungs-Layouts. Im Onboarding richten wir das System auf eure Begriffe und Abläufe ein.