Disposition Software für Speditionen: Fahrzeugtransporte sauber und profitabel abwickeln

Speditionen mit Fahrzeugtransport-Sparte stehen 2026 vor einem Dilemma: Klassische TMS wie SAP TM oder Transporeon sind zu komplex, zu teuer und zu langsam in der Implementierung. Excel und Outlook skalieren ab 100 Aufträgen pro Monat nicht mehr. TransferFleet schließt diese Lücke. Eine spezialisierte Disposition-Plattform für Speditionen, die Fahrzeuge transportieren, ohne den Ballast überfrachteter Logistik-Suites.

Warum reine Logistik-Tools für Fahrzeugtransporte zu kompliziert sind

Die großen TMS-Anbieter haben ihre Produkte für Stückgut-, Paket- und Container-Logistik gebaut. Das ist sinnvoll für Speditionen mit DHL-, GLS- oder DB-Schenker-Volumen. Wer aber Fahrzeuge transportiert (Pkw, Sonderfahrzeuge, Caravans, Lkw-Fahrgestelle), bekommt diese typischen Schmerzen:

• Fahrzeugindividuelle Daten (FIN, Kennzeichen, Schlüsselnummer, Tankstand, Kilometerstand) sind im Standard-TMS nicht vorgesehen
• Zustandsdokumentation läuft über separate Tools, mit Medienbruch zwischen Auftrag und Foto
• Ein Container-Verlade-Auftrag mit mehreren Fahrzeugen pro Trailer braucht eine andere Datenstruktur als eine Palette
• Tieflader-Touren mit Genehmigungs-Pflicht sind im Standard-TMS oft Sonderfälle
• Subunternehmer-Anbindung ist meist eine teure Zusatz-Lizenz, nicht im Kern enthalten
• Implementierung dauert 6 bis 18 Monate, kostet sechsstellig in der Beratung
• Schulung der Disposition braucht Wochen, weil 80 % der Funktionen für Fahrzeugtransport irrelevant sind

Das Ergebnis: Speditionen mit Fahrzeugtransport-Sparte arbeiten in der Praxis trotz teurem TMS weiter mit Excel-Listen für die Fahrzeug-Sparte. Die Hauptlizenz wird nur teilweise genutzt, die Lücke zwischen System und Praxis kostet Geld und Nerven.

TransferFleet: spezialisiert statt überfrachtet

Die Idee hinter TransferFleet ist einfach: Eine Plattform, die nichts anderes macht als Fahrzeugtransport-Disposition, dafür aber komplett. Keine Lager-Verwaltung, keine Kommissionierung, keine Zollabwicklung. Stattdessen:

• Auftragstypen für Pkw-Transport, Container-Verlade, Tieflader, Überführungen, Leasing-Rückläufer, Auktions-Logistik
• Fahrzeug-Pool-Verwaltung mit Live-Status pro Fahrzeug (verfügbar, in Tour, in Werkstatt, Ausbau)
• Tourenplanung mit Bündelung mehrerer Fahrzeuge auf einer Tour, automatischer Routenoptimierung
• Subunternehmer-Modul mit eigenen Logins, Rollen, Sichtrechten und Abrechnungs-Strukturen
• Mobile Fahrer-App als Web-App ohne Installation, offline-fähig, mit geführtem Zustands-Workflow
• Container-Verlade-Workflow mit mehreren Fahrzeugen pro Trailer, automatischer Schlüssel- und Dokument-Übergabe
• Reporting-Dashboard mit Kennzahlen pro Kunde, Subunternehmer, Region, Zeitraum
• Schnittstellen zu DATEV, sevDesk, SAP FI, Transporeon, sowie zu Auktionsplattformen und Werkstatt-Software
• KI-gestützte Tour-Optimierung als Produkt-Feature, das auf Wunsch alternative Bündelungs-Vorschläge liefert

Was Speditionen mit Fahrzeugtransport-Sparte besonders brauchen

Aus über 40 Gesprächen mit Speditionsleitern, Disponenten und Geschäftsführern zwischen 2024 und 2026 haben sich folgende Kern-Anforderungen herauskristallisiert:

1. Fahrzeugindividuelle Datenführung Pro Fahrzeug muss FIN, Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr, Tankstand, Kilometerstand, Schlüsselzahl und Schadensvermerk hinterlegt werden, nicht als Anlage, sondern als Pflicht-Daten.
2. Zustandsdokumentation in einem Workflow Foto-Protokoll, digitale Unterschrift und Schadens-Erfassung gehören in den Auftrag, nicht in ein separates Tool. Medienbruch ist die größte Fehlerquelle.
3. Subunternehmer als gleichberechtigte Nutzer Externe Fahrer brauchen einen Zugang ohne Schulungs-Marathon, mit Sichtbeschränkung auf ihre Aufträge und automatischer Rückmeldung zur Disposition.
4. Container-Verlade-Logik Mehrere Fahrzeuge pro Container oder Trailer mit individueller Schlüssel-, Dokument- und Foto-Verwaltung pro Fahrzeug, ohne dass ein eigener Auftrag pro Karosse nötig ist.
5. Reporting für die Geschäftsführung Marge pro Kunde, Marge pro Subunternehmer, Auslastung der eigenen Flotte, Schadens-Quote, alles auf einen Klick und ohne wöchentliche Excel-Aufbereitung.
6. Schnelle Implementierung Eine Spedition kann nicht 6 Monate auf eine neue Disposition warten. Vier Wochen ist der akzeptable Maximal-Rahmen.

Funktions-Übersicht für Speditionen

Tourenplanung

Die Tourenplanung gruppiert offene Aufträge nach Geo-Cluster, Termin-Fenster und Fahrzeug-Kapazität. Die Disposition sieht Vorschläge in einer Karten-Ansicht, kann manuell anpassen und mit einem Klick freigeben. Bei mehrstündigen Touren werden Pausen, Tankstopps und Lenkzeiten berücksichtigt.

Subunternehmer

Externe Dienstleister werden als eigene Mandanten angelegt, mit konfigurierbaren Sichtrechten und individuellen Abrechnungs-Strukturen. Die Disposition kann Aufträge per Drag-and-Drop an Subunternehmer übergeben, der Subunternehmer-Disponent verteilt intern weiter.

Fahrzeug-Pool

Die eigene Flotte und gemietete Fahrzeuge werden in einer Live-Übersicht geführt. Pro Fahrzeug: Standort, Status, nächste HU, nächste Wartung, aktueller Fahrer, aktuelle Tour. Bei Lkw mit Tieflader wird zusätzlich die Genehmigungs-Lage und Achslast-Konfiguration gepflegt.

Container-Verlade

Ein Container-Auftrag enthält bis zu 12 Fahrzeuge, jeweils mit eigener FIN, Kennzeichen, Schlüssel-Übergabe und Foto-Protokoll. Der Workflow erzwingt eine Reihenfolge: Container-Identifikation, Verlade-Reihenfolge, Foto pro Fahrzeug, Container-Verschluss, Übergabe-Protokoll.

Subunternehmer-Anbindung: externe Fahrer im gleichen System

Wer als Spedition wächst, arbeitet zwangsläufig mit externen Subunternehmern. Die meisten Disposition-Tools behandeln Subunternehmer aber als Anhängsel: separate Listen, separate Mails, separate Tools. TransferFleet löst das anders.

• Jeder Subunternehmer bekommt einen eigenen Mandanten-Bereich mit unbegrenzter Anzahl Logins
• Sichtrechte sind streng auf zugewiesene Aufträge beschränkt, der Pool des Hauptmandanten bleibt vertraulich
• Statusrückmeldung erfolgt automatisch, ohne Mail- oder Telefon-Schleife
• Foto-Protokolle und Übergabe-Dokumente landen direkt im Hauptauftrag der Spedition
• Abrechnungs-Strukturen werden pro Subunternehmer individuell hinterlegt (Pauschal, Kilometerpauschale, Aufwandsabrechnung)
• Monats-Abrechnung an Subunternehmer per Klick als PDF und CSV, mit allen relevanten Belegen
• Bewertungssystem für Subunternehmer mit Pünktlichkeits- und Schadens-Quote, intern transparent

Der Effekt: Disponenten verbringen weniger Zeit mit Telefon-Klärung und Mail-Verkehr, Subunternehmer haben einen klaren Auftragsfluss, die Geschäftsführung sieht jederzeit, welche Subunternehmer profitabel sind und welche nicht.

Reporting & Auswertungen für die Geschäftsführung

Eine Spedition lebt von ihren Margen, nicht von ihrem Umsatz. Wer als Geschäftsführer nicht weiß, mit welchem Kunden er pro Auftrag verdient und mit welchem er drauflegt, fährt blind. TransferFleet liefert diese Transparenz aus dem Stand:

Vergleich: TransferFleet vs SAP TM vs Transporeon vs Excel

Die Tabelle zeigt: TransferFleet ist nicht für jede Spedition die beste Wahl. Wer reine Stückgut- oder Container-Logistik betreibt, ist mit SAP TM oder Transporeon gut bedient. Wer aber Fahrzeuge transportiert und eine spezialisierte, schnell implementierbare Lösung sucht, bekommt mit TransferFleet ein Werkzeug, das in der Praxis ankommt, nicht in der Beratungs-Schublade.

Implementierung in 4 Wochen statt 6 Monaten

Woche 1: System-Setup und Stammdaten

Account-Anlage, Mandanten-Einrichtung, Logo, Firmendaten, Bankverbindung, Rechnungsvorlage. Import der Kundenliste, Preislisten, Subunternehmer-Liste und Fahrzeug-Pool. Bei seriös aufbereiteten CSV-Dateien dauert dieser Schritt zwei bis drei Werktage.

Woche 2: Schulungen

Disposition (ein Vormittag), Subunternehmer (zwei Stunden), Geschäftsführung für Reporting (zwei Stunden). Geschult wird am eigenen Datenstand, nicht an einem leeren Demo-System. Spezialfälle aus dem Tagesgeschäft werden direkt durchgesprochen.

Woche 3: Parallelbetrieb

Erste Aufträge laufen sowohl im Altsystem als auch in TransferFleet. Klingt aufwendig, ist aber der Sicherheitspuffer, der den Übergang gelingen lässt. Probleme werden direkt mit dem TransferFleet-Team geklärt, üblicherweise innerhalb weniger Stunden.

Woche 4: Vollbetrieb

Umstellung auf den produktiven Betrieb, Altsystem wird als Backup eingefroren. Das Reporting läuft live, die Disposition arbeitet ausschließlich im neuen System. Bei Bedarf steht ein dedizierter Onboarding-Coach für die ersten zwei Wochen Vollbetrieb zur Verfügung.

Der Unterschied zur klassischen TMS-Einführung ist fundamental: Statt eines Beratungs-Marathons mit Lastenheft, Pflichtenheft, Feinkonzept und Customizing-Phase steht TransferFleet als fertige Plattform da, die für die Fahrzeugtransport-Sparte so konfiguriert ist, dass 90 % der Anforderungen Out-of-the-box abgedeckt sind.

FAQ: Häufige Fragen von Speditionen

Ersetzt TransferFleet ein klassisches Transport-Management-System (TMS)?

TransferFleet ergänzt klassische TMS und ersetzt sie für die Fahrzeugtransport-Sparte. Wer eine reine Stückgut- oder Container-Spedition betreibt, ist mit SAP TM oder Transporeon gut bedient. Wer Fahrzeuge transportiert (Autotransport, Überführungen, Leasing-Rückläufer, Sonderfahrzeuge), bekommt mit TransferFleet ein zugeschnittenes Werkzeug, das in vier Wochen produktiv ist statt in sechs Monaten.

Können wir Subunternehmer im selben System einbinden?

Ja. Externe Subunternehmer arbeiten als gleichberechtigte Nutzer mit eigenen Logins und Rollen. Sie sehen ausschließlich die ihnen zugeteilten Aufträge und können Status, Fotos und Übergabe-Protokolle direkt im System hinterlegen. Die Disposition behält die Übersicht ohne separate Tools, Telefon oder E-Mail-Klärung.

Funktioniert TransferFleet auch für Container- oder Sonderverlade-Aufträge?

Ja. Containerverlade-Aufträge mit mehreren Fahrzeugen pro Container, Sonderfahrzeuge mit Tieflader-Anforderung und multimodale Touren (Lkw, Schiene, Schiff) sind als Auftrags-Typen abbildbar. Pro Auftrag lassen sich beliebige Pflicht-Felder, Foto-Workflows und Dokument-Anhänge konfigurieren.

Wie schnell ist die Implementierung in einer bestehenden Spedition?

Die produktive Implementierung dauert üblicherweise vier Wochen. In Woche 1 wird das System eingerichtet und die Stammdaten importiert. In Woche 2 finden Schulungen für Disposition, Subunternehmer und Reporting statt. In Woche 3 läuft ein Parallelbetrieb mit echten Aufträgen. In Woche 4 wird auf Vollbetrieb umgeschaltet.

Welche Reports gibt es für die Geschäftsführung?

Standard-Reports für Umsatz pro Kunde, Marge pro Auftragsart, Auslastung pro Fahrer und Fahrzeug, Pünktlichkeit, Schadens-Quote, Außenstände sowie ein Vorher-Nachher-Vergleich pro Subunternehmer. Alle Reports sind als PDF, Excel oder direkt im Dashboard abrufbar, jederzeit und ohne Wartezeit.

Was kostet TransferFleet für eine Spedition?

Die Lizenzkosten skalieren mit der Anzahl der Disponenten und dem Volumen. Eine kleine Spedition (2 bis 5 Disponenten, bis 500 Aufträge im Monat) startet bei rund 290 € pro Monat. Mittlere Speditionen (5 bis 15 Disponenten) liegen bei 590 bis 1.290 €. Genaue Konditionen werden im Onboarding-Gespräch festgelegt, abhängig von API-Bedarf und Subunternehmer-Anzahl.