Sechs Module. Ein Workflow.

Detail zu jedem Modul

TransferFleet folgt dem Prinzip „eine Software, ein Login, ein Stand der Wahrheit". Anstatt sieben Tools zu jonglieren (Outlook für Mails, Excel für Aufträge, WhatsApp für Fahrer, Google Maps für Routen, separate Buchhaltung, Word-Vorlagen für Rechnungen, Telefon für Statusabfragen) erledigen Sie alles in einem System. Hier sind die sechs Module mit kurzer Beschreibung und Link zu den ausführlichen Detail-Seiten.

1. KI E-Mail-Import: Aufträge per Mail forwarden

Jeder Mandant erhält eine eigene Mail-Adresse (zum Beispiel auftraege@ihrekanzlei.transferfleet.de). Aufträge von Autohäusern, Leasinggesellschaften und Privatkunden werden einfach dorthin weitergeleitet. Die KI parst Inhalt und Anhänge, erkennt Kennzeichen, Abhol- und Zieladresse, Wunschtermin, Fahrzeugtyp und Sonderwünsche und legt innerhalb von 20 bis 30 Sekunden einen vorausgefüllten Auftrag an. Der Disponent prüft, korrigiert bei Bedarf, gibt frei. Aus zwölf Minuten manueller Erfassung werden 60 Sekunden Kontrolle.
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2. Auftrags-Management: Erstellen, Bearbeiten, Verfolgen

Jeder Auftrag durchläuft definierte Statusstufen: angelegt, eingeplant, in Transit, abgeliefert, abgerechnet. Sie sehen alle aktiven, geplanten und abgeschlossenen Aufträge in einer klaren Liste oder als Drag-and-Drop-Board. Filter nach Kunde, Fahrer, Datum, Status und Sondermerkmal. Jeder Auftrag enthält die komplette Historie: wer hat wann was geändert, welches Foto wurde wann hochgeladen, wann ging die Rechnung raus. Audit-Trail inklusive, ohne dass jemand etwas dafür tun muss.
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3. Fahrer-Verwaltung mit Verfügbarkeit, Bewertung und Auftragshistorie

Jeder Fahrer hat ein eigenes Profil mit Stammdaten, Führerschein-Klassen, Verfügbarkeitskalender (Urlaub, Krankheit, geblockte Zeiten), kompletter Auftragshistorie sowie Bewertungen für Pünktlichkeit, Kommunikation und Foto-Qualität. Bei der Tour-Planung sehen Sie auf einen Blick, wer frei ist, wer welche Region kennt und welcher Fahrer bei welchem Kunden besonders gut bewertet wurde. Schluss mit „ach wer war nochmal im Urlaub?" Der Verfügbarkeitskalender zeigt es schwarz auf weiß.
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4. Live-Karte und Tracking: alle Fahrzeuge in Echtzeit

Eine zentrale Karte zeigt den aktuellen Standort jedes aktiven Auftrags. Die Fahrer-App sendet GPS-Updates im 30-Sekunden-Takt, datensparsam und akkuschonend. Sie sehen sofort, welcher Fahrer wo unterwegs ist, ob es Verzögerungen gibt, und können Kunden auf Wunsch einen Tracking-Link schicken. Die Live-Karte ersetzt schätzungsweise 70 bis 90 Prozent aller telefonischen Statusabfragen, weil Disponent und Kunde jederzeit selbst nachschauen können.
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5. Dashboard und KPIs: Umsatz, Auslastung, Performance

Das Dashboard ist die Geschäftsführer-Sicht auf das System. Tages-, Wochen- und Monatsumsatz, Auslastung pro Fahrer, durchschnittliche Tour-Distanz, Pünktlichkeitsquote, Top-Kunden, offene Forderungen, Rohmarge. Alle Zahlen aktualisieren sich live, alle KPIs lassen sich nach Zeitraum und Fahrer filtern. Endlich keine Excel-Hackerei mehr am Monatsende, um zu wissen, ob das Geschäft profitabel läuft. Die Antwort steht im Browser, aktuell auf die Stunde.
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6. Kunden und Rechnungen: PDF-Generierung und Preislisten

Pro Kunde lassen sich Rahmenverträge, Preislisten (zum Beispiel Pauschalen pro Strecke oder kilometerabhängige Tarife), Zahlungsziele und Rechnungsadressen hinterlegen. Sobald ein Auftrag den Status „abgeliefert" erreicht, lassen sich Rechnungen einzeln oder gesammelt erzeugen. PDF mit allen gesetzlichen Pflichtangaben, optional als ZUGFeRD-XML für die Buchhaltungs-Software des Empfängers. Direkt-Export nach DATEV, Lexware und sevDesk. Die Buchhaltungs-Mitarbeiterin spart pro Monatsende ein bis zwei volle Tage.
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Was uns von Standard-Logistik-Software unterscheidet

Wer eine Software für Fahrzeugüberführung sucht, landet schnell bei drei Alternativen: dem Excel-Setup, das die meisten Betriebe schon haben, einer großen Logistik-Suite wie SAP TM oder einer der allgemeinen Tour-Planungs-Lösungen aus dem Speditions-Bereich. Wir haben die drei Optionen hier direkt nebeneinander gestellt, basierend auf echten Onboarding-Gesprächen mit Kunden, die vorher die jeweilige Lösung im Einsatz hatten.

SAP TM ist eine ausgezeichnete Software, aber für Konzerne gebaut. Wer 80 Auftrags-Dokumente pro Tag durch eine Container-Pipeline schiebt, ist dort genau richtig. Wer jedoch 30 Fahrzeuge pro Tag bewegt, schießt mit SAP TM mit Kanonen auf Spatzen. Excel deckt das andere Ende ab und funktioniert bis ungefähr drei Aufträge pro Tag. Dazwischen liegt unsere Zielgruppe: Überführungsdienste, Autohäuser mit eigener Logistik, mittelständische Speditionen mit Überführungs-Sparte. Genau für diesen Mittelbau ist TransferFleet gebaut.

Welche Funktionen für welche Zielgruppe?

Nicht jede Branche braucht jedes Modul gleich stark. Hier eine Übersicht, welche Funktionen pro Zielgruppe den größten Hebel haben und auf welcher Branchen-Seite Sie tiefer einsteigen können.

Autohäuser mit eigener Logistik

Autohaus-Gruppen mit eigenem Fahrer-Pool für Neuwagen-Auslieferung, Werkstatt-Holdienst und Standortwechsel profitieren am stärksten von der Fahrer-Verwaltung mit Verfügbarkeitskalender, der Live-Karte (Geschäftsführung sieht jederzeit, wo welches Fahrzeug ist) und dem Dashboard (Auslastung pro Standort und Fahrer, endlich auch finanziell sauber bewertbar).

• Top-Module: Fahrer-Verwaltung, Live-Karte, Dashboard
• Häufigster Gewinn: ehrliche Auslastungs-Übersicht plus 20 bis 30 Prozent mehr Touren mit gleichem Personal
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Leasinggesellschaften und Fuhrparkmanager

Leasinggesellschaften und Fuhrparkmanager bewegen Fahrzeuge zwischen Kunden, Aufbereitern und Rückgabe-Standorten. Hier zählen vor allem das Auftrags-Management mit sauberer Status-Historie, das Foto-Protokoll der Fahrer-App (Beweis bei Schadensfällen) und die Rechnungsstellung mit Preislisten pro Rahmenvertrag.

• Top-Module: Auftrags-Management, Fahrer-App mit Foto-Protokoll, Rechnungen mit Preislisten
• Häufigster Gewinn: lückenlose Beleg-Kette, drastisch weniger Schadens-Streitigkeiten
• Branchen-Seite Leasing →

Speditionen mit Überführungs-Sparte

Klassische Speditionen, die Fahrzeugüberführung als zweites Standbein anbieten, brauchen vor allem den KI E-Mail-Import (Aufträge kommen aus heterogenen Quellen) und die Schnittstellen zu DATEV (parallel zum Hauptsystem buchbar). TransferFleet läuft als leichte Spezial-Lösung neben dem TMS, ohne Konflikte.

• Top-Module: KI E-Mail-Import, Rechnungsstellung mit DATEV-Export
• Häufigster Gewinn: Überführungs-Sparte erstmals separat ausgewertet, ohne TMS-Anpassung
• Branchen-Seite Spedition →

Integration und Schnittstellen

TransferFleet ist als offene Plattform gebaut. Wir wissen, dass keine Software allein steht. Buchhaltung, Karten, Analytics und Mail-Versand laufen über etablierte Tools, die unsere Kunden ohnehin nutzen.

Buchhaltung: DATEV, Lexware, sevDesk

Rechnungen lassen sich direkt im DATEV-Format exportieren (CSV mit allen Pflichtfeldern für die Steuerberatung), als XML-Import für Lexware Office oder per API-Verbindung an sevDesk übergeben. Wer eine andere Buchhaltungs-Software nutzt, exportiert ZUGFeRD-PDFs (gilt als E-Rechnung gemäß XRechnung-Standard) und importiert sie überall, wo elektronische Rechnungen unterstützt werden. Ab 2025 ist das ohnehin Pflicht im B2B-Umfeld, wir sind seit Tag eins ZUGFeRD-fähig.

Karten und Routing: Google Maps und OpenStreetMap

Adressen werden über Google Maps geocodiert (kostenpflichtige API, in unserem Tarif inklusive). Das Routing für Routenvorschläge in der Fahrer-App nutzt OpenStreetMap-Daten, was sowohl datenschutzfreundlich als auch kostengünstig ist. Wer die Apple-Maps-Welt bevorzugt, kann jeden Auftrag mit einem Klick aus der Fahrer-App in Apple Maps öffnen. Same für Waze.

Analytics: Plausible

Web-Analytics (für die Marketing-Seite und das Kunden-Tracking-Portal) laufen über Plausible. DSGVO-konform, ohne Cookies, ohne Banner-Frust. Auf Wunsch lassen sich auch andere Analytics-Tools einbinden, sofern sie unsere Datenschutz-Anforderungen erfüllen.

E-Mail-Versand: SMTP über AVO Solutions

Kunden-Benachrichtigungen, Rechnungs-Mails und automatische Status-Updates verschickt TransferFleet über das SMTP-Setup von AVO Solutions, mit eigener IP und korrekt konfigurierten DKIM-, SPF- und DMARC-Records. Mails landen also nicht im Spam-Ordner Ihrer Kunden, was bei vielen Self-Hosted-Lösungen ein wiederkehrendes Problem ist.

Mobile: Capacitor-basierte Native Apps

Die Fahrer-App ist als native iOS- und Android-App im jeweiligen Store verfügbar. Push-Benachrichtigungen, Offline-Fähigkeit und Foto-Upload laufen nativ, ohne Browser-Umweg. Disposition und Dashboard nutzen Sie weiterhin im Browser auf Mac, Windows oder iPad.

Roadmap 2026: was als Nächstes kommt

TransferFleet ist 2026 gestartet und entwickelt sich wöchentlich weiter. Hier die geplanten Funktionen für die kommenden Quartale, transparent ohne Geheimniskrämerei. Wer eine bestimmte Funktion dringend braucht, schickt uns gerne eine Mail, wir priorisieren auf Basis echter Kundennachfrage.

Q3 2026: Public REST-API

Eine offizielle, dokumentierte REST-API erlaubt es Kunden und Partnern, eigene Integrationen zu bauen: Aufträge automatisch aus dem ERP holen, Status-Updates an externe Kundenportale pushen, Rechnungs-Daten in BI-Tools wie Metabase oder PowerBI ziehen. Authentifizierung über Personal Access Tokens, Rate-Limits dokumentiert, Sandbox-Umgebung für Tests inklusive.

Q3 2026: Webhooks

Bei Status-Wechseln (Auftrag angelegt, eingeplant, abgeliefert, abgerechnet) lassen sich Webhooks an beliebige URLs feuern. Damit lassen sich Slack-Notifications, n8n-Workflows oder eigene Backends triggern, ohne dass der Kunde aktiv pollen muss. Konfiguration erfolgt im Admin-Panel pro Event-Typ.

Q4 2026: weitere DMS-Schnittstellen

Über DATEV hinaus arbeiten wir an Direktanbindungen zu DocuWare, ELO und einer generischen S3-Variante für eigene Dokumenten-Management-Systeme. Auftrags-Dokumente, Foto-Protokolle und Rechnungen lassen sich dann automatisch in den passenden Akten-Ordner ablegen, ohne dass jemand etwas dafür tun muss.

Q4 2026: Multi-Mandanten-Modus für Gruppen

Autohaus-Gruppen mit mehreren Standorten (zum Beispiel Hauptbetrieb plus drei Filialen) sollen mehrere Mandanten unter einem Dach verwalten können, mit getrennten Auftragslisten, getrennten Rechnungskreisen und übergreifender Auswertung im Konzern-Dashboard. Im Beta-Test bei zwei Pilot-Kunden in NRW.

2027: KI-Tour-Optimierung

Auf Basis historischer Tour-Daten und aktueller Auftragslage soll die KI Touren automatisch vorschlagen: welcher Auftrag passt zu welchem Fahrer, welche Reihenfolge spart die meisten Kilometer, welche Termine lassen sich kombinieren. Aktuell in der Forschungsphase, geplanter Beta-Start zweites Halbjahr 2027.

Häufige Fragen zu den Funktionen

Welche Funktionen hat die Software für Fahrzeugüberführung von TransferFleet?

TransferFleet bietet sechs Kern-Module: KI-gestützter E-Mail-Import für Aufträge, Auftrags-Management mit Status-Tracking, Fahrer-Verwaltung mit Verfügbarkeit und Bewertung, eine Live-Karte mit Tracking aller Fahrzeuge in Echtzeit, ein Dashboard mit KPIs für Umsatz und Auslastung sowie Kunden- und Rechnungsverwaltung inklusive PDF-Generierung und Preislisten. Alle Module sind in jedem Tarif enthalten.

Wie funktioniert der KI E-Mail-Import in TransferFleet?

Eingehende Aufträge werden an eine projekteigene Mail-Adresse weitergeleitet (zum Beispiel auftraege@ihrekanzlei.transferfleet.de). Die KI liest die Mail, erkennt Kennzeichen, Abhol- und Zieladresse, Termin, Fahrzeugtyp sowie Sonderwünsche und legt einen strukturierten Auftrag an. Der Disponent prüft, korrigiert wenn nötig und gibt frei. Aus 200 Wörtern Mail-Text wird in unter 30 Sekunden ein vollständiger Auftrag.

Kann ich Fahrer in TransferFleet bewerten und ihre Verfügbarkeit pflegen?

Ja. Jeder Fahrer hat ein Profil mit Verfügbarkeitskalender, Auftragshistorie, Pünktlichkeits- und Kundenbewertungen. Bei der Auftragszuweisung sehen Sie sofort, wer frei ist, wer welche Routen kennt und wie zuverlässig die letzten Touren bewertet wurden. Das spart Telefonate und verhindert Doppelbuchungen.

Welche Schnittstellen bietet die Software?

TransferFleet exportiert Rechnungen direkt nach DATEV, Lexware und sevDesk im DATEV-Format oder als ZUGFeRD-XML. Adressen werden über Google Maps geocodiert, das Routing nutzt OpenStreetMap. Web-Analytics laufen DSGVO-konform über Plausible. Eine REST-API für individuelle Anbindungen ist für Q3 2026 angekündigt, ebenso Webhooks für Status-Events.

Was unterscheidet TransferFleet von SAP TM oder Excel?

SAP TM ist für Container- und Stückgut-Logistik gebaut, der Implementierungsaufwand liegt bei sechs- bis siebenstelligen Beträgen. Excel ist gratis, skaliert aber nicht über drei Aufträge pro Tag hinaus. TransferFleet ist genau auf Fahrzeugüberführung zugeschnitten, kostet ab 49 Euro pro Monat, ist in 60 Minuten produktiv und ersetzt fünf bis sieben Einzeltools.

Sind alle Funktionen in jedem Tarif enthalten?

Ja. Wir trennen Funktionen nicht künstlich nach Tarifen. Jeder Kunde hat Zugriff auf alle sechs Module ab dem ersten Tag der Testphase. Der Preis skaliert ausschließlich über die Anzahl der aktiven Fahrer und das monatliche Auftragsvolumen, nicht über versteckte Feature-Stufen.