TransferFleet in 90 Sekunden verstehen.

Drei Wege, TransferFleet kennenzulernen

Jeder Interessent kommt mit einer anderen Erwartung. Manche wollen in zwei Minuten ein Gefühl für die Oberfläche bekommen, andere wollen die Software vier Wochen lang im Tagesgeschäft prüfen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Wir haben deshalb drei Demo-Formate parallel angelegt. Sie können auch alle drei nacheinander nutzen, viele Kunden tun genau das.

1. Sandbox auf der Startseite

Die schnellste Variante. Auf unserer Startseite (Sektion Sandbox) finden Sie eine interaktive Mini-Demo mit drei Schritten: eine eingehende Beispiel-Mail, die KI-Auswertung mit allen erkannten Feldern und die fertig erzeugte Rechnung. Ohne Anmeldung, ohne Datenpreisgabe, drei Klicks. Wer in 90 Sekunden verstehen will, was die KI-Auftragserfassung tatsächlich tut, ist hier richtig. Diese Sandbox läuft komplett im Browser, nichts wird gespeichert.

2. 14 Tage Trial mit echten Daten

Die ehrlichste Variante. Sie legen einen eigenen Account an, verbinden Ihre Eingangs-Mail-Adresse, laden Ihr Team und Ihre Fahrer ein und arbeiten zwei Wochen lang mit echten Aufträgen, echten Kunden, echten Rechnungen. Keine Kreditkarte beim Start, keine automatische Verlängerung am Ende. Sie sehen die Software so, wie sie nach dem Onboarding bei Ihnen aussehen wird. Das ist die Variante, die wir den meisten Interessenten empfehlen, weil sie die einzige ist, die die Frage „funktioniert das in unserem Alltag?" wirklich beantwortet.

3. Persönliche Demo per Video-Call

Die geführte Variante. Buchen Sie über unser Kontaktformular einen 30-Minuten-Slot mit unserem Team. Wir teilen den Bildschirm, gehen einen kompletten Auftrag durch, beantworten Ihre Fragen und schauen gemeinsam, ob TransferFleet zu Ihrer Größe und Ihrem Setup passt. Geeignet für Geschäftsführer, die zwischen mehreren Anbietern vergleichen, oder für Teams, die gemeinsam entscheiden wollen. Bis zu fünf Teilnehmer pro Call sind kein Problem.

Was Sie in der Demo sehen, Schritt für Schritt

Damit Sie wissen, was Sie erwartet, hier eine Vorschau auf die vier Stationen, durch die wir in der persönlichen Demo gehen und die Sie auch im Trial selbst durchspielen können. Diese vier Schritte bilden den Kern-Workflow von TransferFleet ab. Wer sie verstanden hat, hat die Software verstanden.

Schritt 1: E-Mail-Import (KI erkennt den Auftrag)

Wir starten dort, wo bei Ihnen heute jeden Morgen das Chaos beginnt: in Outlook. Eine Beispiel-Mail mit einem Überführungs-Auftrag landet in der hinterlegten Mailbox. TransferFleet erkennt die Mail innerhalb von Sekunden, parst Adressen, Kennzeichen, Termin, Fahrzeug-Typ und Sonderwünsche und legt einen vorausgefüllten Auftrags-Entwurf an. Sie sehen live, wie aus 200 Wörtern Fließtext eine sauber strukturierte Karte wird. Was vorher zwischen sechs und zwölf Minuten Tipparbeit war, dauert jetzt unter 30 Sekunden, mit Plausibilitätsprüfung. Mehr Details dazu in unserem Artikel zur KI-Auftragserfassung.

Schritt 2: Disposition-Übersicht (Live-Karte, alle Aufträge)

Der zweite Bildschirm ist das Herz der Software: das Dispo-Board. Alle offenen, eingeplanten und laufenden Aufträge erscheinen als Karten, gruppiert nach Status und Tag. Eine Live-Karte zeigt, wo Ihre Fahrer gerade sind und welche Touren ihnen noch bevorstehen. Per Drag-and-Drop weisen Sie Aufträge zu, verschieben Termine oder lösen Konflikte (zum Beispiel zwei Aufträge zur gleichen Uhrzeit). Wer schon mal mit Trello gearbeitet hat, ist nach fünf Minuten zu Hause. Vertieft beschrieben in unserem Disposition-Artikel und mit Fokus auf die Karte unter Live-Tracking.

Schritt 3: Fahrer-App (mobile Ansicht, Übergabeprotokoll)

Wir wechseln auf das Smartphone-Mockup und zeigen, was Ihre Fahrer sehen. Eine kleine, klare App mit der Tagestour, Navigation per Tap, Foto-Protokoll für die Übernahme (alle vier Seiten plus Schäden), Kilometerstand, Tankstand, Übergabe-Unterschrift des Empfängers. Alles offline-fähig, synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist. Kein Papier, keine WhatsApp-Bilder, keine verlorenen Belege. Die meisten Fahrer arbeiten nach drei Touren ohne weitere Erklärung. Mehr dazu im Artikel zur Fahrer-App.

Schritt 4: Rechnung (automatisch erzeugt nach Auftragsabschluss)

Die Demo schließt dort, wo Geld verdient wird. Sobald ein Auftrag den Status „abgeliefert" erreicht, lassen sich Rechnungen einzeln oder gesammelt erzeugen. PDF mit allen Pflichtangaben, optional als ZUGFeRD-XML für die Buchhaltung Ihres Kunden. Wir zeigen, wie ein Sammellauf für 25 Aufträge in unter zwei Minuten durchläuft, inklusive Mail-Versand. Das ist der Punkt, an dem die meisten Geschäftsführer im Call nicken: aus zwei Tagen Monatsende werden zwei Stunden. Vertiefend in unserem Artikel zur Rechnungsstellung.

Beispiel-Auftrag in der Demo: BMW X5, Düsseldorf nach München

Damit die vier Schritte greifbar werden, hier ein konkreter Walkthrough mit dem Auftrag, den wir in jeder persönlichen Demo nutzen. Es ist ein realistischer Fall, gebaut aus echten Anfragen, die unsere ersten Pilotkunden in den ersten Wochen tatsächlich bekommen haben.

Die Mail (Eingang 8:42 Uhr): Ein Autohaus aus Düsseldorf-Heerdt schreibt: „Hallo Team, wir brauchen eine Überführung für unseren BMW X5, Kennzeichen D-XY 1234, von unserem Standort Heerdt nach München-Garching, Wunschtermin Donnerstag vormittag, Foto-Protokoll bitte Pflicht, Übergabe an Frau Schulte, Tel. 0151-XXX. Preis nach Rahmenvertrag, bitte mit Anhängen bestätigen." Drei Absätze, alle wichtigen Felder verstreut. Klassischer Fall.

Schritt 1, 8:42:18 Uhr: TransferFleet liest die Mail, erkennt das Kennzeichen, beide Adressen, den Wunschtermin (Donnerstag morgens), den Fahrzeug-Typ (BMW X5, SUV), die Sonderwünsche (Foto-Protokoll, Übergabe-Person) und legt einen Entwurf an. Auftrags-Nummer: #TF-2841. Status: „Entwurf, wartet auf Freigabe".

Schritt 2, 9:05 Uhr: Die Disponentin öffnet den Entwurf, sieht alle erkannten Felder, ergänzt den Kundenpreis (240 € netto, gemäß Rahmenvertrag), gibt frei. Auftrag #TF-2841 landet auf dem Dispo-Board als unzugewiesene Karte. 9:08 Uhr: per Drag-and-Drop auf Fahrer „Marco", Donnerstag, Slot 09:00. Marco bekommt eine Push-Benachrichtigung in seine Fahrer-App.

Schritt 3, Donnerstag 9:14 Uhr: Marco ist beim Autohaus in Heerdt, öffnet Auftrag #TF-2841 in der App, fotografiert den BMW X5 von vier Seiten, dokumentiert einen kleinen Steinschlag in der Frontscheibe (mit Foto und Notiz), lässt den Verkäufer die Übernahme unterschreiben. Status springt automatisch auf „in Transit". Im Büro sieht die Disponentin die Statusänderung in Echtzeit, der Kunde bekommt optional einen Tracking-Link per Mail.

Schritt 4, Donnerstag 14:48 Uhr: Marco ist in München-Garching, übergibt das Fahrzeug an Frau Schulte, fotografiert nochmal alle vier Seiten (zum Vergleich), lässt unterschreiben, schließt den Auftrag ab. Status: „abgeliefert". Auftrag #TF-2841 ist im System dokumentiert, mit acht Fotos, zwei Unterschriften, Kilometerstand, Tankstand, Zeitstempeln.

17:30 Uhr im Büro: Die Buchhaltung erzeugt die Rechnung für #TF-2841 mit einem Klick. PDF, ZUGFeRD-konform, alle Pflichtangaben, Foto-Protokoll als Anhang. Versand per Mail an die hinterlegte Rechnungsadresse des Autohauses. Vorgang abgeschlossen. Gesamtaufwand für #TF-2841 in der Verwaltung: rund vier Minuten. Mit Excel und WhatsApp wären es 25 bis 35 Minuten gewesen.

Was nach der Demo passiert

Wir verkaufen niemandem etwas, das nicht passt. Nach jeder Demo, egal ob Sandbox, Trial oder Video-Call, haben Sie drei Optionen, alle gleichberechtigt. Es gibt keinen Verkaufsdruck, keine Folge-Anrufe ohne Ihr Einverständnis und keine versteckten Kosten.

Option A: Trial starten und in echt arbeiten

Wer die Sandbox oder die Video-Demo überzeugend fand, startet direkt den 14-Tage-Trial. Account in 60 Sekunden eingerichtet, Eingangs-Mail-Adresse hinterlegt, erste Fahrer eingeladen. Wir bieten optional einen kostenlosen 30-Minuten-Onboarding-Call am ersten Tag, in dem wir gemeinsam Ihre erste echte Mail importieren. Die meisten Trials laufen problemlos durch, am Ende entscheiden Sie ohne Druck, ob Sie buchen.

Option B: Beratung anfragen für eine maßgeschneiderte Lösung

Wer Sonderwünsche hat (Anbindung an ein bestehendes Warenwirtschafts-System, mehrere Mandanten, ungewöhnliche Tarif-Modelle für Großkunden, individuelle Foto-Protokoll-Vorgaben), bekommt nach der Demo ein Beratungsgespräch mit unserem Team. Wir prüfen, was sinnvoll machbar ist, was den Aufwand wert ist und was eher nicht zu uns passt. Auch hier: ehrlich, ohne Verkaufstrick, im Zweifel mit Empfehlung für eine andere Lösung.

Option C: Weiterüberlegen, ohne Druck

Manche Entscheidungen brauchen Zeit, vor allem wenn ein ganzes Team beteiligt ist. Sie können die Demo-Erfahrung mitnehmen, intern besprechen und sich in Wochen oder Monaten zurückmelden. Wir merken uns nichts auf, drängen nicht nach und schreiben keine Erinnerungs-Mails ohne Ihre Zustimmung. Wenn Sie wieder Bedarf haben, sind wir noch da. Diese Haltung kostet uns kurzfristig Abschlüsse, langfristig gewinnen wir damit Kunden, die bewusst und gerne bei uns bleiben.

Demo-FAQ: die häufigsten Fragen

Brauche ich technische Vorkenntnisse für die Demo?

Nein. Die Sandbox auf der Startseite läuft komplett im Browser, drei Klicks reichen. Auch die persönliche Demo per Video-Call ist auf Praktiker ausgelegt: kein IT-Wissen nötig, wir zeigen, wie ein Auftrag von der Mail bis zur Rechnung läuft. Wer Outlook und Excel bedienen kann, versteht TransferFleet in 30 Minuten. Für die Fahrer reicht ein normales Smartphone, iOS oder Android, ohne weitere Einrichtung.

Wie lange dauert das Setup nach der Demo, wenn ich starte?

Der Trial-Account ist innerhalb von 60 Sekunden nach der Anmeldung einsatzbereit. Für ein vollständiges Onboarding mit Mail-Anbindung, Fahrer-Anlage, Importen aus Excel und Anpassung der Rechnungs-Vorlagen rechnen Sie mit etwa zwei Stunden, verteilt über die ersten Tage. Wir begleiten den ersten Tag persönlich und kostenlos, sodass Sie nicht alleine vor neuen Bildschirmen sitzen.

Kann ich vor dem Trial mit echten Mails arbeiten?

In der Sandbox auf der Startseite arbeiten Sie mit einer realistischen Beispiel-Mail (BMW X5 Düsseldorf nach München, Auftrag #TF-2841), nicht mit echten Daten. Sobald Sie den 14-Tage-Trial starten, hinterlegen Sie Ihre eigene Eingangs-Mail-Adresse und können sofort echte Aufträge parsen lassen. Ihre Mails verlassen Europa nicht, alles DSGVO-konform und verschlüsselt.

Was passiert nach den 14 Tagen Trial automatisch?

Nichts. Es gibt keine automatische Verlängerung, keine Kreditkarten-Pflicht und keinen versteckten Vertrag. Wenn Sie nicht aktiv buchen, läuft der Trial-Account aus und wird nach 30 Tagen mit Vorankündigung gelöscht. Wer weitermachen will, wählt einen Tarif, der Rest kann ohne Druck weiterüberlegen oder eine Verlängerung anfragen. Wir möchten, dass Sie buchen, weil es passt, nicht, weil Sie eine Frist verpasst haben.

Kann ich die Demo mit meinem Team gemeinsam machen?

Ja, das empfehlen wir sogar. Die persönliche Demo per Video-Call ist für bis zu fünf Personen ausgelegt, gerne mit Geschäftsführung, Disposition und Buchhaltung gleichzeitig. Wir kennen die typischen Fragen pro Rolle (der Disponent fragt nach Drag-and-Drop, die Buchhaltung nach DATEV-Export, die Geschäftsführung nach Kosten und Skalierung) und gehen gezielt darauf ein. Termin direkt über das Kontaktformular buchen oder per Telefon vereinbaren.

Sind meine Daten in der Demo geschützt?

Ja. Die Sandbox auf der Startseite speichert keine Eingaben, nichts verlässt Ihren Browser. Im 14-Tage-Trial liegen alle Daten in einem Rechenzentrum innerhalb der EU, verschlüsselt, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und täglichen Backups. Auf Wunsch erhalten Sie vor dem Start einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Auch im Video-Call zeigen wir keine echten Kundendaten, sondern arbeiten mit unserem Demo-Mandant.