Disposition Software für Fahrzeugüberführung: Live-Übersicht statt Excel-Chaos

Wer mehr als drei Fahrzeuge pro Tag bewegt, kennt das Problem: Aufträge kommen per Mail rein, Fahrer melden sich per WhatsApp, Fotos liegen in zehn verschiedenen Ordnern und am Monatsende fehlt die Hälfte der Belege für die Rechnung. TransferFleet ist die Disposition Software, die genau diesen Kreislauf auflöst. Aufträge per KI in Sekunden erfasst, Fahrer per Klick zugewiesen, Übergabe-Protokolle direkt aus der App, Rechnung mit einem Knopfdruck. Alles in einem System, von Düsseldorf aus betrieben, DSGVO-konform.

Warum klassische Disposition nicht mehr skaliert

Die meisten Überführungsdienste und Autohäuser starten mit den Werkzeugen, die sie sowieso schon nutzen: Outlook für die Aufträge, Excel für die Liste, WhatsApp für die Kommunikation mit den Fahrern, Word oder Lexoffice für die Rechnung. Das funktioniert, solange man bei zwei oder drei Aufträgen pro Tag bleibt. Sobald die Zahl steigt, brechen mehrere Schwachstellen gleichzeitig auf.

Erstens, die Auftragserfassung kostet pro Mail zwischen sechs und zwölf Minuten. Adresse abtippen, Kennzeichen prüfen, Termin in den Kalender, Fahrer anrufen, Excel-Zeile anlegen. Bei 40 Aufträgen pro Woche sind das vier bis acht Stunden reine Tipparbeit, die niemand bezahlt.

Zweitens, die Live-Übersicht fehlt. Der Disponent weiß nicht, wo seine Fahrer gerade sind. Jede Statusabfrage bedeutet einen Anruf oder eine WhatsApp-Nachricht. Bei vier Fahrern und 25 Touren pro Woche sind das schnell 100 Mikro-Unterbrechungen am Tag.

Drittens, die Belegverwaltung leidet. Foto-Protokolle landen in der Galerie der Fahrer, werden vergessen, gehen beim Handywechsel verloren. Wenn ein Kunde drei Wochen später eine Beanstandung schickt, ist das Bild oft nicht mehr auffindbar. Die Folge sind unbezahlte Rechnungen oder teure Schadensfälle ohne Beweis.

Viertens, die Rechnungsstellung wird zum Monatsendmarathon. Wer 80 Aufträge pro Monat per Hand abrechnet, verliert zwei volle Tage. Fehler in Adresse, Kilometer oder Preis kommen erst nach der ersten Mahnung des Kunden ans Licht.

Die fünf Kern-Funktionen unserer Disposition-Software

TransferFleet wurde 2026 von Praktikern für Praktiker gebaut. Jede Funktion entstand aus einem konkreten Schmerzpunkt, den unsere ersten Kunden in den ersten Wochen gemeldet haben. Diese fünf Bausteine bilden den Kern.

1. KI-gestützte Auftragserfassung

Eingehende Mails werden automatisch geparst. Die KI erkennt Kennzeichen, Abhol- und Zieladresse, Fahrzeugtyp, Wunschtermin, Sonderwünsche und Preisangaben. Aus einer 200-Wort-Mail wird in unter 30 Sekunden ein strukturierter Auftrag mit allen Pflichtfeldern. Der Disponent prüft, korrigiert wenn nötig und gibt frei. Details dazu im eigenen Artikel zur KI-Auftragserfassung.

2. Live-Tour-Board mit Drag-and-Drop

Alle offenen Aufträge erscheinen als Karten auf einem Board. Per Drag-and-Drop wird jeder Auftrag einem Fahrer und einem Tag zugewiesen. Das Board zeigt Auslastung pro Fahrer, geplante Kilometer und Konflikte (zum Beispiel zwei Aufträge zur gleichen Uhrzeit) sofort an. Wer schon mal mit Trello oder Notion gearbeitet hat, kommt nach fünf Minuten zurecht.

3. Fahrer-App mit Foto-Protokoll und Unterschrift

Jeder Fahrer hat seine Touren auf dem Smartphone. Übernahme-Foto vom Fahrzeug (alle vier Seiten plus Schäden), Tankstand, Kilometerstand, Übergabe-Unterschrift des Empfängers. Die App ist offline-fähig und synchronisiert automatisch, sobald wieder Empfang da ist. Kein Papier, keine WhatsApp-Bilder, keine verlorenen Belege.

4. Live-Statusübersicht für Disposition und Kunden

Jeder Auftrag durchläuft definierte Statusstufen: angelegt, eingeplant, in Transit, abgeliefert, abgerechnet. Der Disponent sieht den Stand in Echtzeit, Kunden bekommen optional einen Tracking-Link, mit dem sie selbst nachschauen können. Das reduziert telefonische Statusabfragen um 70 bis 90 Prozent.

5. Automatische Rechnungsstellung

Sobald ein Auftrag den Status „abgeliefert" hat, lassen sich Rechnungen einzeln oder gesammelt erzeugen. PDF mit allen Pflichtangaben, optional als ZUGFeRD-XML für die Buchhaltungs-Software des Kunden. Wer Lexoffice, sevDesk oder DATEV nutzt, kann die Daten direkt übergeben.

Workflow im Detail: vom E-Mail-Eingang bis zur Rechnung

Damit klar wird, wie sich die fünf Bausteine im Tagesgeschäft anfühlen, hier ein typischer Auftrag in der Realität.

Um 8:42 Uhr trifft eine Mail ein: Ein Autohaus-Kunde will einen BMW 3er von Köln nach Hamburg überführt haben, Wunschtermin Donnerstag, Foto-Protokoll Pflicht. TransferFleet hat die Mail-Adresse als Eingangskanal hinterlegt. Die KI parst die Mail in 18 Sekunden und legt einen Auftrags-Entwurf an. Kennzeichen, Adressen, Termin, Fahrzeugtyp und Sonderwunsch sind erkannt und vorausgefüllt.

Um 9:05 Uhr öffnet die Disponentin den Entwurf, prüft kurz, ergänzt den Kundenpreis (185 € netto, basierend auf dem Rahmenvertrag) und gibt frei. Der Auftrag landet im Board als unzugewiesene Karte.

Um 9:08 Uhr zieht sie die Karte per Drag-and-Drop auf den Fahrer „Marco", Donnerstag, Slot 09:00. Marco bekommt eine Push-Benachrichtigung, sieht den Auftrag in seiner App, kann die Adressen direkt in Google Maps oder Apple Maps öffnen.

Am Donnerstag um 9:12 Uhr ist Marco beim Kunden, fotografiert das Fahrzeug von vier Seiten, dokumentiert einen kleinen Kratzer am Heck, lässt die Übernahme unterschreiben. Status springt auf „in Transit". Der Disponent sieht das im Dashboard, der Kunde bekommt einen Hinweis per Mail.

Um 14:55 Uhr in Hamburg: Übergabe-Foto, Unterschrift des Empfängers, Kilometerstand, Status „abgeliefert". Marco hat die nächste Tour bereits in der App.

Um 17:30 Uhr im Büro: Die Buchhaltungs-Mitarbeiterin erzeugt für alle abgeschlossenen Aufträge des Tages die Rechnungen. Ein Klick, sieben PDFs, drei Mail-Versendungen. Beleg-Lücke geschlossen, bevor der Tag vorbei ist.

Gesamtaufwand für diesen Auftrag in der Verwaltung: etwa vier Minuten. Mit Excel und WhatsApp wären es 25 bis 35 Minuten gewesen.

Funktionsvergleich: TransferFleet vs. Excel vs. allgemeine Logistik-Software

Wir haben die drei häufigsten Setups direkt nebeneinandergestellt. Die Bewertungen stammen aus echten Onboarding-Gesprächen mit Kunden, die vorher die jeweilige Lösung im Einsatz hatten.

Für wen die Disposition-Software gemacht ist

TransferFleet ist nicht für jeden gebaut. Wer einen einzigen Fahrer hat und drei Aufträge pro Woche abwickelt, kommt mit Excel weiter. Wer aber zu einer der folgenden Gruppen gehört, gewinnt sofort spürbar Zeit.

Überführungsdienste mit zwei bis 20 Fahrern

Das Kerngeschäft, für das wir gebaut wurden. Reine Spezialisten für Fahrzeugüberführung, die Aufträge von Autohäusern, Leasinggesellschaften und Privatkunden abwickeln. Hier passt jeder Bildschirm, jede Eingabemaske und jede Workflow-Stufe ohne Anpassung.

Speditionen mit Überführungs-Sparte

Klassische Speditionen, die Fahrzeugüberführungen als zusätzliches Standbein anbieten und dafür eine eigene, leichtgewichtige Lösung suchen, ohne ihr Hauptsystem (Wandelt, Soloplan, etc.) anpassen zu müssen. TransferFleet läuft parallel und reicht die Daten am Monatsende strukturiert weiter.

Autohäuser mit eigener Logistik

Mittelständische Autohaus-Gruppen mit eigenen Überführungs-Fahrern für Neuwagen-Lieferung, Werkstatt-Holdienst und Standortwechsel. Hier ersetzt TransferFleet die selbstgestrickte Excel-Lösung und gibt der Geschäftsführung erstmals eine ehrliche Auslastungs-Übersicht.

Leasinggesellschaften und Fuhrparkmanager

Wer Fahrzeuge regelmäßig zwischen Standorten, zur Aufbereitung oder zur Rückgabe bewegen lässt, nutzt TransferFleet als Bestell- und Tracking-Portal für externe Dienstleister. Jeder Auftrag dokumentiert sich von selbst, jede Rechnung kommt mit Foto-Protokoll als Beleg.

Was Kunden nach 90 Tagen berichten

Wir fragen jeden neuen Kunden nach drei Monaten, was sich konkret verändert hat. Die Antworten ähneln sich auffallend.

„Vor TransferFleet hat unser Disponent 30 bis 40 Mal am Tag bei den Fahrern angerufen. Jetzt sind es vielleicht fünf Anrufe, und die sind inhaltlich, nicht organisatorisch. Wir bewegen 20 Prozent mehr Fahrzeuge mit dem gleichen Team."

Die wiederkehrenden Veränderungen lassen sich auf vier Punkte verdichten.

• Verwaltungszeit pro Auftrag sinkt im Schnitt von 22 Minuten auf 4 bis 6 Minuten
• Telefonische Statusabfragen reduzieren sich um 70 bis 90 Prozent
• Beleg-Lücken bei Reklamationen sinken auf praktisch null, weil jedes Foto im System liegt
• Rechnungslauf am Monatsende verkürzt sich von zwei Tagen auf zwei bis drei Stunden

Häufige Fragen zur Disposition-Software

Was ist eine Disposition Software für Fahrzeugüberführung?

Eine Disposition Software für Fahrzeugüberführung ist ein zentrales System, in dem Aufträge erfasst, Fahrern zugewiesen, Touren geplant und Übergabe-Protokolle dokumentiert werden. Sie ersetzt Excel-Tabellen, WhatsApp-Gruppen und Papier-Protokolle durch eine Live-Übersicht, auf die Disponent, Fahrer und Buchhaltung gleichzeitig zugreifen.

Für wen lohnt sich die Anschaffung?

Sobald drei oder mehr Aufträge pro Tag laufen, übersteigt der Verwaltungsaufwand mit Excel und Telefon den Wert der Software um ein Vielfaches. Konkret rechnet sich TransferFleet ab etwa 30 Aufträgen pro Monat. Für Autohäuser mit eigener Logistik, Überführungsdienste und mittelständische Speditionen ist sie nach kurzer Zeit unverzichtbar.

Wie lange dauert die Einarbeitung?

Die meisten Disponenten arbeiten nach 30 bis 60 Minuten produktiv mit dem System. Die Fahrer-App erklärt sich nach drei Touren von selbst. Wir bieten zusätzlich ein kostenloses Onboarding-Gespräch und ein deutschsprachiges Support-Team, das innerhalb eines Werktages antwortet.

Können bestehende Aufträge aus Excel importiert werden?

Ja. CSV- und XLSX-Dateien lassen sich direkt importieren, die Felder werden beim Upload automatisch zugeordnet. Wer historische Daten aus einem anderen System mitbringen will, bekommt von uns eine Vorlage und Hilfe beim Mapping. Die Migration ist im Onboarding enthalten.

Funktioniert die Software auch ohne stabile Internetverbindung?

Die Fahrer-App ist offline-fähig. Foto-Protokoll, Unterschrift und Statusmeldung werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht. Im Disponenten-Dashboard ist eine stabile Verbindung empfohlen, weil mehrere Mitarbeiter parallel auf den Live-Stand zugreifen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Alle Daten liegen in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union, DSGVO-konform und verschlüsselt. Backups laufen täglich, der Zugriff ist über Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert. Auf Wunsch stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.